La technologie est au cœur de événements hybrides. En fait, sans cela, votre événement ne serait pas du tout hybride – vous n’auriez tout simplement aucun moyen de diffuser votre contenu à un public virtuel.

Mais de quelle technologie d’événement hybride avez-vous réellement besoin? D’un plateforme événementielle tout-en-un pour la technologie des lieux, voici 6 technologies dont la plupart des événements hybrides ne peuvent tout simplement pas se passer.

1. Plateforme événementielle virtuelle ou hybride

Une plateforme événementielle tout-en-un virtuelle ou hybride vous permettra de gérer facilement éléments virtuels de votre événement hybride. La plupart de ces plates-formes incluent des fonctionnalités telles que:

• Outils d’engagement du public (par exemple, chat en direct, sondage ou questions-réponses).
• Alimenté par l’IA réseau.
• Stands d’exposition virtuels ou sponsor stand.
• Plusieurs étapes.
• Salles de réunion.
• Analyse des données.
• Site web de l’événement.
• Inscription à l’événement et billetterie.

Le jour de votre événement, vos participants en ligne doivent simplement se connecter à la plateforme pour accéder à tout votre contenu, fonctionnalités de divertissement virtuel et le réseautage en un seul endroit.

Certaines plates-formes d’événements hybrides sont même livrées avec un app événement qui peut être téléchargé par vos participants en personne et virtuels. Cela peut être un excellent moyen de créer une expérience vraiment cohérente lors de votre événement hybride, car les deux types de public pourront accéder à votre agenda de la même manière.

Mieux encore, le téléchargement de l’application de l’événement par vos participants en personne leur permet de bénéficier du réseau alimenté par l’IA de votre plate-forme. De cette façon, vos participants en personne et virtuels peuvent réseauter les uns avec les autres ainsi qu’avec ceux du même segment d’audience qu’eux-mêmes (lisez nos conseils pour faciliter le réseautage lors de votre événement hybride pour plus d’idées).

Les prix ont tendance à varier en fonction de la qualité et des capacités de la plateforme (consultez notre blog sur combien coûte un événement hybride pour le résumé complet). Si vous ne trouvez pas de logiciel d’événement hybride qui fait tout ce que vous voulez dans votre budget, vous pouvez envisager d’utiliser technologie empilée plutôt. C’est là que vous intégrez un certain nombre de plates-formes et de technologies différentes pour accueillir votre événement virtuel, l’avantage étant que vous ne payez pas pour des fonctionnalités dont vous n’avez pas réellement besoin.

Notre blog sur les avantages et les inconvénients d’un plate-forme tout-en-un par rapport à la technologie empilée vous aidera à choisir entre les deux.

Espace de Location Top Tip: Si vous travaillez avec un budget serré, envisagez d’utiliser une plate-forme dotée d’un modèle de tarification qui vous permet de ne payer que ce que vous utilisez – Wcela signifie éviter de payer pour des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin ou de payer uniquement pour les participants qui se présentent. Contrairement à la plupart des plateformes, Arena vous facturez uniquement les participants qui se présentent à votre événement le jour même, ce qui évite des frais gonflés pour des services que vous n’utilisez pas.

2. Plateforme de streaming

Certaines plates-formes d’événements virtuels tout-en-un vous permettent de diffuser directement sur la plate-forme à l’aide de leur logiciel. Mais d’autres vous obligeront à utiliser un tiers service de streaming, comme Vimeo ou YouTube.

Ces plateformes de streaming peuvent être intégrées à votre plateforme d’événements virtuels tout-en-un, ce qui vous permet d’intégrer votre flux en direct. De cette façon, votre audience en ligne peut accéder à tout votre contenu en un seul endroit. Nous recommandons généralement Vimeo si vous organisez un événement professionnel, car ses options de style d’intégration sont plus flexibles.

N’oubliez pas que vous devrez toujours filmer votre contenu. Votre plateforme de streaming est tout simplement un outil qui permettra à votre audience en ligne de la visualiser en temps réel. A production professionnelle la société sera généralement en mesure de gérer le flux en direct pour vous. Ce qui nous mène…

3. Équipement de production

Afin de diffuser vos sessions à votre public virtuel, vous aurez besoin d’un équipement de production et, de préférence, d’une société de production professionnelle qui peut s’assurer que vos séquences sont lisses et professionnelles. L’équipement qu’ils utilisent est susceptible d’inclure:

• Caméra. Si vous le pouvez, envisagez de budgétiser deux ou trois plutôt qu’un seul. Cela donnera à votre public en ligne quelques points de vue différents pour créer une expérience beaucoup plus engageante.
• Switcher. Cela vous permettra de vous déplacer entre les vues si vous utilisez plusieurs caméras.
• Microphone. Les microphones à revers rendront vos haut-parleurs plus faciles à entendre. Un microphone portatif permettra également aux membres du public en personne d’être mieux entendus pendant les questions et réponses ou les discussions.
• Tableau de mélange. Une carte de mixage pourrait vous permettre de basculer entre différents micros et audio pendant une session.
• Parleur. Non seulement les conférenciers permettront à vos participants en personne de mieux entendre vos panélistes, mais ils pourront également permettre à vos participants et panélistes virtuels de se faire entendre s’ils contribuent à une session.
• Éclairage. Un bon éclairage est toujours important, mais il l’est encore plus pour votre public virtuel. Il jouera un rôle majeur pour donner à votre diffusion en direct ce look élégant et professionnel que vous recherchez.
• Projecteur. Cela vous permettra de diffuser des participants virtuels et des panélistes à votre public en personne. Il peut également vous permettre d’afficher des éléments de votre événement virtuel dans le lieu de votre événement physique, tels que les résultats d’un sondage en direct ou les questions soumises lors d’une question-réponse.

4. Technologie des lieux

Lorsque vous choisissez un lieu d’événement hybride, vous devrez vous assurer qu’il a le potentiel d’être utilisé dans une capacité hybride.

Tous les lieux que vous considérez devraient avoir un wifi rapide. Cela vous permettra d’utiliser des outils de réalité augmentée et de réalité virtuelle si vous le souhaitez. Cela permettra également à votre public en personne de s’engager pleinement à utiliser votre application d’événement pour se connecter à ses homologues virtuels.

Idéalement, les sites devraient également disposer d’une connexion Ethernet câblée, ainsi que d’une vitesse de téléchargement et de téléchargement de 10 Mbp + et de ports ouverts à l’emplacement depuis lequel vous diffusez (dans la plupart des cas, la scène). Ceci est important pour vous assurer que vous pouvez compter sur votre connexion pour diffuser efficacement votre contenu à votre audience virtuelle.

Ce sont vraiment les exigences minimales lorsque vous êtes à la recherche d’un lieu d’événement. Mais certains sites sont mieux adaptés aux événements hybrides que d’autres. Par exemple, certains auront eux-mêmes investi dans des équipements tels que des projecteurs, des haut-parleurs intégrés et des configurations de diffusion en direct, vous évitant ainsi de vous procurer (et de budgétiser) ces éléments vous-même. Parcourez notre sélection des meilleurs lieux d’événements hybrides pour des conseils.

Espace de Location Top Tip: Si vous n’êtes pas sûr du lieu qui conviendra le mieux à vos événements, notre service de bout en bout Espace de Location 360 offre un approvisionnement en lieux et en fournisseurs à partir de notre vaste base de données, ce qui signifie que votre événement n’utilise que le meilleur des meilleurs.

5. Matériel d’interprétation

Les événements hybrides sont un excellent moyen de promouvoir inclusivité. Ils facilitent la participation de personnes du monde entier, indépendamment de facteurs tels que l’emplacement et l’accessibilité.

Dans cet esprit, investir dans des outils d’interprétation pour traduire vos sessions en temps réel fera une réelle différence auprès d’un public virtuel international. Il y a une multitude d’options disponibles, allant d’une équipe d’interprètes qui peuvent être présents dans la salle dans les cabines d’interprétation, à une équipe d’interprétation entièrement à distance.

Cette dernière, connue sous le nom d’interprétation simultanée à distance (RSI), a beaucoup gagné en popularité ces derniers mois en raison du COVID-19. Il permet à vos participants de profiter de l’interprétation en temps réel dans la langue de leur choix via une application, une plate-forme dédiée ou directement via votre propre plate-forme d’événement hybride. Le choix vous appartient !

Pour promouvoir encore plus l’inclusivité, envisagez également d’ajouter des sous-titres en direct pour ceux qui ont une audition réduite.

6. Technologie marketing

En plus de toute la technologie dont vous avez besoin exécuter votre événement hybride, n’oubliez pas de prendre en compte tout ce dont vous aurez besoin pour le commercialiser (et le mesurer).

Cela est susceptible d’inclure une plate-forme de marketing par e-mail, telle que Mailchimp ou Stripo, pour envoyer des communications avant et après l’événement. Alternativement, votre plate-forme d’événements virtuels tout-en-un peut vous permettre d’envoyer des communications directement à partir de là.

De même, vous voudrez investir dans des outils de médias sociaux pour la planification, le suivi et la création de rapports sur les publications sur les réseaux sociaux, tels que Hubspot ou Hootsuite. Ces plateformes vous permettent de construire une campagne stratégique sur les réseaux sociaux autour de votre événement, plutôt qu’une campagne réactive.

N’oubliez pas de garder vos objectifs à l’esprit tout au long de votre marketing événementiel. Par exemple, si vous organisez votre événement hybride pour développer votre clientèle, vous ne voudrez pas perdre le contact avec vos participants immédiatement après! Au lieu de cela, réfléchissez à la manière dont vous pouvez continuer à apporter de la valeur à vos participants longtemps après la fin de votre événement, par exemple en leur envoyant un e-mail avec des enregistrements ou des extraits clés de vos meilleures sessions. Ce ne sont que quelques façons de prolongez la durée de vie de votre événement virtuel.

Bien sûr, chaque événement (et chaque public) est différent. Mais en gardant à l’esprit la technologie d’événement hybride que nous avons mentionnée pendant que vous planifiez, vous donnerez à votre événement les bases dont il a besoin pour vraiment réussir. Bien que la technologie des événements hybrides puisse sembler un sujet accablant, il est facile d’apprendre à surmonter obstacles techniques courants pour organiser un événement hybride vraiment réussi.

Pour plus d’informations sur l’organisation d’événements hybrides, consultez notre guide ultime.