Le mercredi 24 novembre, nous avons accueilli des centaines d’événements en ligne sur Arena et en personne pour Palais des Congrès de Westminster pour EventLAB 2021.

Cet atelier certifié CPD a fourni une mise à jour sur tout ce qui concerne la sécurité des événements, dirigée par le directeur des ventes et co-fondateur de Forces Fiables, Josh King. Josh a partagé ses conseils sur la façon d’aborder le nouvel impératif de santé et de sécurité en 2021 et au-delà pour s’assurer que les délégués se sentent en sécurité. Lisez la suite pour les meilleurs conseils de Josh.

Points à retenir

Assurez-vous que tout le monde est aligné

En ces temps difficiles, la santé et la sécurité ne peuvent pas être une réflexion après coup. Les planificateurs d’événements doivent mettre en place des protocoles et des procédures réalisables, pragmatiques et flexibles, qui doivent être pris en compte et planifiés bien avant l’événement lui-même. Les évaluations des risques doivent être conformes aux règles et réglementations pertinentes et comprises par toutes les parties concernées.

Pour être efficaces, les processus doivent être respectés sur place. La conformité se résume souvent à des communications avant l’événement et à des réunions avec les parties prenantes, l’équipe du lieu, les principaux tiers et, bien sûr, l’équipe de santé et de sécurité qui sera présente ce jour-là.

Josh recommande de rendre les plans de sécurité des événements visuels, attrayants et compréhensibles, de sorte que peu importe qui les ramasse, ils comprendront exactement ce qui est en place et pourquoi.

Il est également crucial de s’assurer qu’il n’y a pas de hiérarchie en matière de Covid. Il est important que tout le monde adhère aux processus en place, même si vous êtes le PDG.

Obtenez un Agent de conformité COVID

Josh recommande également d’avoir un agent de conformité Covid sur place pour superviser la santé et la sécurité de l’événement. Leur objectif principal est de s’assurer que l’événement est conforme au Covid et que le plan de sécurité de l’événement est suivi jusqu’au bout.

Par exemple, ils s’assureront qu’il y a une signalisation adéquate rappelant aux gens de se laver les mains, qu’il y a une distanciation sociale dans les zones fortement encombrées, que les stations d’assainissement sont remplies, que les poignées de porte sont régulièrement nettoyées, que tout le monde porte correctement son masque, que le système à sens unique est respecté, etc. Cette personne est également en mesure de fournir un soutien de premiers soins; si quelqu’un tombe malade lors de votre événement, il doit être traité de la bonne manière.

Ce n’est pas un travail qu’un planificateur d’événements fait sur le côté pendant l’événement, c’est un travail pour une personne dédiée, compétente et expérimentée, et qui est seule responsable de la gestion de la sécurité Covid de votre événement.

Faites tout votre possible pour que vos délégués se sentent à l’aise

À la suite de la pandémie de coronavirus, il y a énormément d’ambiguïté en ce qui concerne la façon dont les gens se sentent à l’aise de faire certaines choses. Une façon de répondre aux différents besoins et niveaux de confort lors d’un événement est de fournir des longes de différentes couleurs qui indiquent si elles sont confortables à serrer dans leurs bras et à serrer la main ou si elles préfèrent ne pas avoir de contact.

Il est important d’être empathique et accommodant, car même les petits changements que nous apportons en tant que planificateurs d’événements peuvent améliorer considérablement l’expérience des participants. Assurez-vous de lire l’Espace de location Livre Blanc Sur les Événements Plus Sûrs pour voir quels autres changements vous pouvez apporter pour que vos délégués se sentent à l’aise.

Facteurs de risque de base à connaître

• Nombre de cas dans la communauté. Prenez une décision calculée pour savoir si le risque l’emporte sur les avantages.
• Exposition pendant le voyage. Les participants ont-ils marché ou pris le tube?
• Réglage et durée de l’événement. Combien de temps les gens seront-ils les uns avec les autres?
• Nombre de participants. Trouvez un lieu plus grand que nécessaire auparavant pour permettre la distanciation.
• Comportement des participants pendant l’événement. Les gens respectent-ils les règles? Lorsque l’alcool est impliqué, cela devient très difficile.
• Mauvaise ventilation et hygiène. S’assurer que l’espace est correctement ventilé et qu’il y a suffisamment de stations d’assainissement.
• Potentiel de risque d’incendie. Assurez-vous que les alarmes fonctionnent et que les issues de secours sont bien signalées, correctement éclairées et accessibles aux personnes handicapées. Un agent de sécurité incendie dédié aidera à vérifier toutes ces choses.

Six mesures clés à garder à l’esprit

Josh donne six mesures clés que tous les planificateurs d’événements devraient suivre lorsqu’ils pensent à la santé et à la sécurité lors d’un événement, et qui devraient aider à atténuer les facteurs de risque ci-dessus:

1. Effectuer une évaluation des risques pour la santé et la sécurité qui inclut les risques liés à la Covid-19. Une fois que cela est en place, effectuez une visite sur place avec toutes les parties clés pour vous assurer que tout le monde est aligné sur les protocoles de sécurité.
2. Éloignez toute personne présentant des symptômes de Covid-19. Prenez aussi la température à l’arrivée. Si une personne tombe malade lors de l’événement, assurez-vous qu’elle est altruiste; qu’elle signale ses symptômes au NHS et se retire de l’événement.
3. Assurer une ventilation adéquate, en particulier dans les zones fortement encombrées. Gardez les fenêtres et les portes ouvertes (tant que ce n’est pas un risque d’incendie), et vous pouvez également utiliser un détecteur de CO2 pour mesurer la quantité d’air frais dans une pièce.
4. Nettoyez plus souvent.
5. Permettez aux gens de s’enregistrer sur votre site. Assurez-vous de demander aux gens leur passeport de vaccination contre le Covid ou une preuve de test négatif.
6. Communiquez et formez tout le monde sur vos protocoles. Rendez-le aussi facile que possible pour vos participants, par exemple, donnez-leur le lien pour commander des tests de flux latéraux, puis fournissez des tests sur place ou dirigez-les vers le centre de test le plus proche.

Jargon du contrat 101

Pour terminer, Josh décompose certaines inclusions typiques de contrats de santé et de sécurité qui peuvent être difficiles à comprendre.

• Cas de force majeure. Actes, événements ou circonstances échappant à tout contrôle humain. Cela inclut des choses comme les catastrophes naturelles et les épidémies, et donne aux parties contractantes la liberté totale de dicter ce qu’elles veulent se produire dans ces situations. Il est important pour les planificateurs d’événements de lire cela en détail.
• Résumé des activités. Il s’agit d’une clause qui devrait clairement énoncer exactement ce qui se passe lors de l’événement, quelles salles sont utilisées, ce qui est inclus et ce qui n’est pas inclus.
• Clauses d’assurance. Cela établit ce dont une partie est responsable en matière d’assurance. Lisez cette clause encore et encore!
• Convention d’indemnisation. Il s’agit d’une clause qui protège une partie (généralement le lieu) de toute incidence financière, responsabilité et perte.
• Annulation. Lisez-les attentivement. Assurez-vous qu’il est extrêmement spécifique et aussi flexible que possible.

À Propos De L’Orateur

Josh King, Directeur des ventes et fondateur, Dependable Forces

Josh est un spécialiste expérimenté du marketing, de la création et de la stratégie de croissance qui a travaillé avec certaines des marques les plus innovantes et les plus influentes au monde au cours de la dernière décennie, notamment LinkedIn, Google et HubSpot. L’année dernière, Josh a cofondé Dependable Forces, une entreprise de santé et de sécurité spécialisée dans la conformité au COVID et les tests rapides. L’équipe de Dependable Forces travaille avec des marques incroyables, notamment Amazon Prime, Amazon Music et Rapid7, et s’engage à aider à reconstruire l’industrie de l’événementiel.

Si vous souhaitez plus de conseils concernant la sécurité des événements, vous pouvez contacter Josh en contactant Forces Fiables ou en se connectant avec lui sur Linkedin ici. Vous pouvez également lire les espaces de location Livre Blanc Sur les Événements Plus Sûrs et découvrez notre Accréditation d’Événements Plus Sûrs.

Si vous avez aimé cette pièce, pourquoi ne pas consulter l’atelier de Mike Kershaw sur la conduite d’une équipe dans des moments difficiles, et assurez-vous de consulter le reste du contenu de l’EventLAB 2021 sur notre blog.