Événements hybrides sont fermement ancrés dans la scène des événements post-pandémiques, avec une étude de Splash montrant que 79% des entreprises envisagent d’ajouter des événements hybrides à leur stratégie événementielle à l’avenir. Mais avec de nombreux sites et organisateurs d’événements qui doivent encore accueillir un événement hybride, savoir comment exploiter les avantages de l’hybride peut être une perspective décourageante.

Lumière Blanche Ltd, une société de production audiovisuelle basée à Londres, a organisé un certain nombre d’événements hybrides réussis, y compris l’événement phare de Hire Space EventLAB en 2021. Nous nous sommes assis avec leur équipe pour avoir un aperçu des coulisses de la préparation et des défis liés à la création d’un événement hybride.

Table des Matières

1. Fond
2. L’objectif
3. Livraison
4. Défi
5. Résultat
6. Apprentissages clés
6. Témoignage

fond

Amplification, une société de gestion de contenu axée sur la technologie, a choisi d’organiser son événement « New Experience Horizons – Construire des expériences Commerciales modernes sans limites » à Le Musée des Sciences en octobre 2021. En tant que fournisseurs agréés pour le Musée des sciences, White Light a été amené à bord pour fournir les services audiovisuels de l’événement et pour soutenir l’aspect hybride de la livraison de l’événement.

En raison de la pandémie de COVID-19, l’événement a été reporté de 18 mois et reformaté en tant qu’événement hybride, avec 70 participants en personne au lieu du nombre initial de 150. Ce changement a entraîné d’autres exigences clés, telles que la possibilité de diffuser en direct l’événement pour augmenter la fréquentation de l’événement en provenance d’autres régions.

L’Objectif

L’objectif de l’événement était de réunir certains des principaux acteurs de la transformation numérique des entreprises pour présenter les meilleurs exemples d’innovation commerciale de l’industrie.

Livraison

La lumière blanche a mis en place la disposition choisie par Amplience d’une scène avec un lutrin, un grand écran LED de 96 pouces à l’arrière de la scène et deux écrans supplémentaires dans l’intimité du Musée Centre Smith. Ils ont également fourni des microphones à revers pour les haut-parleurs, ainsi que des microphones portables pour les questions et réponses du public.

Pour l’élément virtuel de l’événement, White Light a retransmis en direct le programme complet devant un public virtuel d’environ 100 participants. L’équipe a alterné entre différents angles de caméra et les diapositives des conférenciers tout au long de chaque session pour s’assurer que les participants virtuels étaient pleinement engagés et se sentaient partie prenante de l’action.

Une fois l’événement terminé, il y avait des sessions virtuelles uniquement spécialement pour un public américain. Amplience disposait également d’une banque de vidéos préenregistrées à la demande et produites à l’avance, afin que les participants virtuels puissent accéder à une mine de contenu supplémentaire. Ils ont également organisé un cadeau en direct à la fin de l’événement virtuel.

défi

Comme il s’agissait du premier événement hybride qu’Amplience avait organisé avec une nouvelle plate-forme virtuelle, il était essentiel que l’équipe de White Light soit en mesure de fournir un support complet pour rendre toute l’expérience transparente. Cela a été facilité par la présentation de l’équipe du partenaire de la plate-forme virtuelle d’Amplience, Bizzabo, à l’équipe de White Light AV, qui a travaillé ensemble pour s’assurer que toutes les éventualités étaient résolues.

Le court délai d’environ 8 semaines signifiait également que l’équipe était sous pression pour se familiariser avec la nouvelle technologie dans un court laps de temps, mais une bonne communication avec l’équipe de la plate-forme virtuelle leur permettait d’exécuter l’événement en douceur.

résultat

Les commentaires des participants à l’événement (en personne et virtuels) ont été extrêmement positifs. Les invités en personne ont estimé que l’événement était très professionnel, s’est déroulé de manière transparente, et le lieu et le format hybride ont été très bien accueillis. L’expérience virtuelle avait également l’air polie et professionnelle, et Amplience a reçu de nombreux commentaires positifs à ce sujet.

Apprentissages Clés

Comme pour tous les événements hybrides, l’importance d’une communication soigneuse entre la plate-forme technologique et le fournisseur audiovisuel est primordiale. En introduisant White Light à l’équipe de la plate-forme virtuelle le plus tôt possible dans le processus, chaque aspect de la livraison de l’événement hybride a pu être méticuleusement planifié.

Une planification efficace des événements était nécessaire pour les invités en personne et virtuels, car les expériences se croisaient mais n’étaient pas uniformément symétriques. Les sessions supplémentaires organisées exclusivement pour les participants virtuels ont servi de tirage supplémentaire pour maximiser l’attrait de l’événement pour ce public, tandis que plus de sessions de réseautage pour les participants en personne ont rendu l’expérience dans la salle intéressante pour les participants qui en étaient capables.

Témoignage

Maddie Dixon, Responsable Marketing EMEA chez Amplience, a déclaré: « L’élément audiovisuel et hybride de l’événement était une grande préoccupation pour nous. Mais l’équipe de White Light est extrêmement professionnelle et connaît VRAIMENT ses affaires. Ils n’étaient pas du tout déconcertés par aucune de nos exigences et je leur ai vraiment expliqué pourquoi l’événement s’est déroulé si bien en personne et virtuellement. »

Si vous planifiez vos propres événements hybrides et souhaitez des conseils sur la planification et la diffusion de contenus et d’expériences attrayants pour les invités en personne et virtuels, consultez notre guide ultime des événements hybrides ou contactez-nous pour plus d’assistance.