Tandis que événements virtuels ont sauvé des vies en 2020, il est clair de voir que événements hybrides la nouvelle norme va-t-elle de l’avant, en combinant ces expériences en personne très importantes avec une option virtuelle?

Il est important que les lieux que nous choisissons pour ces événements hybrides sont adaptés à nos besoins changeants en matière d’événements et que nous protégeons tout le monde dans le processus. Voici donc une liste de 5 éléments clés à prendre en compte lors du choix du parfait lieu d’événement hybride en 2022. Nous avons également écrit un article sur trouver un lieu dans un monde post-pandémique pour plus de conseils.

1. Une connexion Internet solide

Ce sera le pain et le beurre de votre recherche de lieu d’événement hybride. Si Internet n’est pas assez puissant pour gérer le flux en direct et ne cesse d’entrer et de sortir, cela constituera une expérience terrible pour vos participants virtuels et ils finiront par partir. De même, si vous corrigez virtuellement un haut-parleur et que sa présentation ne cesse de couper, vos participants en personne seront également moins impressionnés et pourraient également l’appeler un jour.

Comme indiqué dans notre Hybride 101 guide, vérifiez la vitesse d’Internet en utilisant speedtest.net, et si possible, faites attention à une connexion Ethernet dédiée et câblée et des vitesses de téléchargement et de téléchargement minimales de 10 Mbp. Cela garantira que tout se déroule bien le jour et offrira une excellente expérience à tous les participants.

Assurez-vous également que le lieu dispose d’une alimentation et de points d’accès adéquats pour accueillir tout ce dont vous avez besoin pour la diffusion en direct et votre plate-forme d’événements hybrides.

2. Équipe de production interne

Avec les événements hybrides, il y a beaucoup de logistique technique. Diffuser la bonne session aux bonnes personnes au bon moment, tout en veillant à ce que tout soit parfait, n’est pas un mince exploit. Épargnez-vous les tracas et trouvez un lieu avec une équipe technique compétente pour s’occuper de tout pour vous, de l’éclairage aux micros à revers, et bien sûr de tous les production du côté virtuel aussi pour votre choix plateforme événementielle hybride (nous recommandons Arena!). Si vous ne souhaitez pas opter pour le fournisseur interne, assurez-vous de vérifier auprès du lieu que vous êtes autorisé à faire venir votre propre équipe audiovisuelle et qu’il y a suffisamment d’espace pour tout ce dont ils ont besoin.

3. Informations de chargement, d’accès et de configuration

Assurez-vous que votre lieu offre un accès facile aux espaces d’événements nécessaires et que les techniciens disposent de suffisamment d’espace pour tout mettre en place et travailler confortablement. Astuce: vérifiez à nouveau les heures d’accès aux lieux – il n’y a rien de pire que d’arriver avec beaucoup d’équipement lourd et coûteux pour se faire dire que vous ne pouvez pas encore entrer.

4. Options de restauration

Fini le temps des buffets pour 500 personnes ! Comme prévu dans le Accréditation des Sites Plus sûrs, l’hygiène entourant la nourriture et les boissons lors des événements doit être renforcée d’un niveau. Des boîtes à bento sans contact, des stations en libre-service pour les boissons et des précautions supplémentaires telles que l’échange d’ustensiles toutes les demi-heures et beaucoup de lavage des mains sont nécessaires pour faire respecter.

Discutez avec votre lieu de rendez-vous de la façon dont ils organiseront votre événement; beaucoup ont développé de nouveaux systèmes et processus pour s’assurer que l’hygiène est leur priorité numéro un pour assurer la sécurité de vos délégués, alors demandez-leur! L’image ci-dessous est une délicieuse boîte à bento que nous avons reçue à un journée hybride à la Maison RSA.

5. Bonne communication entre l’organisateur et le lieu

C’est très bien de choisir un lieu qui convient aux besoins de votre événement, mais qu’en est-il? Le lieu est-il à l’aise pour accueillir votre événement? Se sentent-ils confiants de pouvoir offrir une excellente expérience à vos participants et clients?

Encouragez une communication honnête avec votre lieu de rendez-vous pour vous assurer que tout le monde est heureux et confiant avec le mémoire. Il vaut mieux être ouvert et honnête dès le départ que d’essayer de forcer quelque chose qui ne fonctionne tout simplement pas, alors parlez-leur, collaborez avec eux et travaillez avec eux.

Il est également très important de comprendre leurs politiques d’annulation, au cas où l’événement ne pourrait plus avoir lieu. Pour tous les événements réservés via un Espace de location, nous proposons un Garantie de Couverture Covid, ce qui vous permet de passer sans effort à un événement virtuel jusqu’à 14 jours avant l’événement gratuitement.

Si vous êtes un lieu et que vous avez besoin de conseils supplémentaires, consultez notre article sur 5 Moyens Essentiels De Préparer Les Lieux À Un Monde Post-Pandémique, ou lire sur notre Accréditation des Sites Plus sûrs. Vous pouvez également lire notre article sur rendre votre lieu plus accessible, pour vous assurer que vous faites tout ce que vous pouvez pour rendre votre lieu plus inclusif.

Nous espérons que cette pièce vous aidera dans votre recherche du parfait événement hybride lieu. Pour plus de conseils ou pour voir comment nous pouvons vous aider à planifier vos événements hybrides, réservez simplement une consultation gratuite ci-dessous.