Chez Hire Space, nous voyons des milliers d’événements se concrétiser chaque année, certains intimes, d’autres à grande échelle et d’autres qui prennent du temps pas d’espace du tout. Mais quelle que soit la taille, tous les événements ont une empreinte environnementale, et afin de nous aider, nos clients et les lieux à prendre de meilleures décisions pour la planète, nous avons profité de l’occasion pour affiner notre compréhension de l’impact des événements en assistant au ateliers sur la durabilité géré par Réinitialiser la Connexion et livré par David Humphreys de Solutions de Cercle Vert.

Nous avons retiré quelques informations précieuses sur l’amélioration de notre propre événement, EventLAB, sur lequel vous pouvez en savoir plus dans notre blog sur intégrer la durabilité dans vos événements. Nous vous recommandons vivement de consulter les ateliers vous-même, mais en attendant, nous avons pensé partager un peu de ce que nous avons appris sur l’identification et la réduction des principaux contributeurs à l’empreinte de votre événement – après tout, si nous voulons changer l’industrie, nous devons le faire ensemble.

Le principal défi: identifier les domaines d’intervention

Entre 2019 et 2020, le nombre de répondants citant la durabilité comme un « objectif clé » pour leurs événements a augmenté de 58%, selon Eventbrite’s Rapport sur les Tendances des Événements au Royaume-Uni. Mais pour de nombreux membres de l’industrie, il peut être difficile de savoir par où commencer pour apporter des changements afin de réduire l’impact de leur propre organisation. L’objectif de la série d’ateliers, qui a une nouvelle entrée chaque mois, est de donner aux participants les outils nécessaires pour visualiser leur empreinte et identifier les domaines qui peuvent être activement abordés.

Les participants à notre série particulière représentaient un large éventail de l’industrie, des organisateurs d’événements aux sites, en passant par les spécialistes du marketing et de la publicité. Cela a permis aux participants de mieux comprendre où l’industrie peut chercher à réduire ses émissions et d’apprendre à travailler ensemble dans le paysage de l’événement pour atteindre ces réductions – après tout, la collaboration est essentielle à la durabilité.

Comprendre les flux d’impact des événements

Les domaines distincts, de l’énergie aux déchets, qui contribuent à l’empreinte de votre événement ou de votre organisation, sont connus sous le nom de flux d’impact. Lors de la première session, nous avons discuté des domaines susceptibles de contribuer de manière significative à l’empreinte de notre organisation et à l’industrie dans son ensemble. Les réponses comprenaient la consommation d’énergie lors des deux événements et au bureau, les déplacements du personnel et des délégués, le matériel utilisé lors des événements, les déplacements des exposants et la production de stands, la technologie et la diffusion en direct, l’échange de données, la nourriture et les boissons, les déchets et les cadeaux d’événement.

De manière générale, la plupart d’entre eux peuvent être regroupés dans les catégories suivantes:

• Énergie et services publics
• Transport et logistique
• Matériaux et Consommables

Regroupés, ces domaines peuvent sembler trop écrasants pour être abordés en même temps, mais il est important de les prendre tous en compte pour définir le contexte et établir quels sont les principaux contributeurs. Après tout, si vous n’avez que les ressources nécessaires pour réduire un cours d’eau, vous voulez vous assurer de vous concentrer sur le ralentissement d’une rivière plutôt que sur un ruissellement! Pour beaucoup d’entre nous, il s’agit d’un domaine nouveau et flou, alors heureusement, les ateliers ont offert des conseils pratiques et des exercices sur l’identification des domaines clés sur lesquels se concentrer.

La première étape du calcul de l’impact de votre événement consiste à collecter les données dont vous disposez sur l’événement. Plus vous pouvez rassembler d’informations, plus vous serez en mesure de déterminer avec précision les zones qui contribuent le plus à votre empreinte. Une fois que vous avez des chiffres sur papier, vous pourrez les saisir dans un modèle de calculatrice pour obtenir leur pondération et en tirer des informations exploitables.

Collecte des données

Vous pouvez commencer à collecter des données avant votre événement, ou le faire rétrospectivement. Cependant, vous devez garder à l’esprit que vous devrez peut-être interroger les participants pour trouver des informations clés telles que la façon dont ils se sont rendus sur place et où ils sont restés. Vous devrez également communiquer à vos fournisseurs et à votre site que vous collectez ces informations, afin qu’ils puissent suivre des domaines tels que l’emballage et le transport à leur fin-consultez nos conseils sur communiquer des objectifs durables aux fournisseurs pour savoir comment transmettre cela.

Les principaux domaines sur lesquels se concentrer sur la collecte de données sont les suivants:

• Énergie et services publics – il doit s’agir du kW d’électricité utilisé par heure par le lieu pendant votre événement et, le cas échéant, de la consommation d’eau et de gaz. Discutez-en avec votre contact sur place avant l’événement, si possible. Si votre événement implique un élément virtuel, vous pouvez également prendre en compte le émissions liées à la diffusion en direct.
• Transport et logistique – déplacement et hébergement des délégués, du personnel, du personnel du site et des exposants. Cela devrait détailler le mode de transport et le nombre de kilomètres parcourus au total (c’est bien de faire des hypothèses et d’aller avec des moyennes), ainsi que le nombre de personnes séjournant dans les hôtels (encore une fois, les estimations valent mieux que rien!).
• Matériaux et consommables – cela inclut toute image de marque, graphiques et brochures que vous avez produits pour l’événement, ainsi que le matériel pour les stands d’exposition, les accessoires uniques et les longes. Vous aurez besoin d’une estimation approximative du poids des matériaux et de leur composition. Cette section couvre également tout ce qui n’est pas réutilisable, par exemple les déchets alimentaires, les emballages et les articles cadeaux en excès.

Transformer les données en informations

Transformer les données en informations exploitables implique de saisir les chiffres dans un calculateur de carbone qui convertit les données en tonnes d’équivalent CO2. Vous pouvez trouver des exemples de calculateurs de carbone en ligne, mais tous ne sont pas spécifiques ou adaptés à l’industrie de l’événementiel. Ce calculateur de carbone en ligne à partir de myclimate.org fournit un modèle d’introduction pour ceux qui souhaitent obtenir un aperçu des émissions de leur événement. Vous pouvez également utiliser le facteurs de conversion standard défini par le gouvernement britannique comme un outil pour faire vos propres calculs.

À l’aide d’un calculateur de carbone plus approfondi créé par Green Circle Solutions, qui a animé les ateliers, nous avons saisi les informations que nous avions collectées sur nos événements et nos organisations, et le calculateur a créé des graphiques pour représenter la proportion d’émissions de chaque flux d’impact. Cela nous a permis de comparer les différentes composantes de notre empreinte et de comprendre quelles zones contribuaient le plus aux émissions de nos événements.

Pour notre événement, l’énergie, les déplacements des fournisseurs et les matériaux ont été des domaines clés que les calculs ont mis en évidence, ce qui nous donne toute latitude pour fixer des objectifs pour la prochaine fois. Pour en savoir plus sur ce que nous avons trouvé et sur les mesures que nous avons décidé de prendre à la suite des ateliers, consultez notre article sur intégrer la durabilité dans EventLAB.

Les principaux points à retenir

En tant qu’organisateurs d’événements, nous avons l’obligation (et l’opportunité) de réduire l’empreinte associée à nos événements. Une fois que nous aurons compris lequel de nos flux d’impact contribue le plus de manière significative à notre impact global, nous serons mieux équipés pour y faire face et réduire notre empreinte événementielle. Voici ce que nous avons retenu des ateliers:

1. Fixer des objectifs est un moyen utile de s’assurer que la durabilité est un facteur clé, plutôt qu’une réflexion après coup lors de vos événements. En analysant vos flux d’impact, il est plus facile d’identifier le domaine qui aura le plus d’impact, et une fois que vous aurez identifié le ou les flux d’impact sur lesquels vous concentrer, vous pourrez fixer des objectifs à réduire dans ce domaine et tracer vos réductions d’année en année, ou d’événement en événement.
2. Une fois que vous avez des objectifs spécifiques en place, il est important de les communiquer à vos collègues, parties prenantes et fournisseurs pour vous assurer que tout le monde adhère à vos objectifs. Pour un guide plus détaillé sur la communication de vos objectifs et de votre stratégie, consultez notre article sur la définition d’objectifs durables, avec les conseils de isla pour vous assurer que tous vos fournisseurs sont conscients de vos objectifs et alignés sur ceux-ci.
3. Il est souvent préférable de se concentrer sur un domaine qui a un impact important sur vos émissions, plutôt que d’essayer de tout réduire en même temps. Cela vous permet de vraiment vous concentrer sur un domaine spécifique et d’y apporter des réductions significatives – cela signifie également que le message est clair et que vous pouvez définir des objectifs tangibles avec lesquels tout le monde est d’accord. Si les déchets représentent une grande partie de l’empreinte de votre événement, vous pouvez choisir de réduire de moitié la quantité de déchets produits d’un événement à l’autre, ou sur une période donnée; si c’est souvent le transport qui gonfle votre empreinte, en tenir compte lors du choix d’un lieu pourrait avoir des résultats significatifs.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon de mesurer et de réduire vos émissions, Réinitialisez les connexions série d’ateliers avoir des dates de début chaque mois, et se composent de 3 sessions sur le contexte et les modalités de suivi de votre impact. Pour en savoir plus ci-dessous, ou consultez notre article sur la mise en pratique de la théorie avec un tour d’horizon des leçons de durabilité tirées de notre événement, EventLAB, pour plus de détails.