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Externaliser Ou Pas ? Les Principaux Avantages De L’Utilisation D’Une Société D’Événements Externes

Lorsqu’ils sont exécutés efficacement, les événements peuvent aider les entreprises à attirer de nouveaux clients, à augmenter les ventes, à atteindre les objectifs de l’entreprise et à renforcer le moral de l’équipe. Un événement réussi peut prendre des mois de travail acharné, de planification et de préparation pour donner vie. Cela laisse de nombreuses entreprises avec le dilemme de décider d’externaliser ou de prendre en charge le travail en interne.

La gestion d’événements en interne peut être amusante et enrichissante, ce qui permet aux entreprises d’utiliser les talents internes tout en offrant des opportunités de développement parmi les membres de l’équipe. D’autre part, avec de nombreuses entreprises sous-financées dans les équipes d’événements et de marketing menant à 2022, la planification d’événements pourrait imposer un stress excessif à l’équipe, les laissant débordées et sous-financées dans d’autres domaines ainsi que limitées par les compétences de l’équipe. 

Il y a une foule d’avantages qu’une entreprise d’événements externes peut offrir. Qu’il s’agisse de gagner du temps, des ressources et de l’argent, d’une gestion budgétaire efficace, d’une innovation et d’une créativité accrues ainsi que d’une réduction du stress pour votre propre équipe, l’externalisation stratégique offre des avantages commerciaux plus larges ainsi que des gains d’efficacité grâce aux personnes, aux processus et à la technologie. 

Avec 74% des entreprises australiennes de retour à des événements en face à face au cours des 12 prochains mois, il est temps d’évaluer vos stratégies d’événements. Un événement réussi nécessite une équipe professionnelle et expérimentée pour gérer tous les détails et la logistique.  Compte tenu des contraintes budgétaires et de temps imposées à de nombreuses organisations, nous avons décrit ci-dessous les principaux avantages de l’externalisation de vos événements en 2022.

Gagnez du Temps et de l’Argent

Les sociétés spécialisées dans la gestion d’événements ont des liens directs avec les fournisseurs et les sites, ce qui leur permet d’obtenir des tarifs plus rentables grâce à leur pouvoir d’achat. Les meilleures sociétés de gestion d’événements disposeront d’un vaste réseau de lieux de confiance, de traiteurs, de prestataires de divertissement et de technologies ainsi que d’une grande expérience dans la négociation avec des hôtels, des agences de voyages et des sociétés de transport. De plus, l’externalisation de la gestion des événements à une équipe expérimentée peut aider à sécuriser les exposants et les sponsors que vous ne pourriez pas être en mesure d’embarquer pour votre événement. Une société de gestion d’événements saura les bonnes questions à poser, comprendra les délais d’exécution ainsi que la façon de relever les défis auxquels vous pourriez être confronté. De plus, une société d’événements externe peut vous aider à gérer votre budget et vous aider à rester dans vos moyens. 

Innovation et Créativité Accrues

Si vous choisissez de gérer votre événement en interne, votre équipe a-t-elle l’expérience et les compétences nécessaires pour donner vie à vos idées ? Les agences événementielles combinent leur vaste expérience avec la capacité de sortir des sentiers battus, ce qui leur permet de produire régulièrement de nouveaux événements passionnants qui impressionneront vos parties prenantes et vos invités. De plus, une entreprise de gestion d’événements professionnelle aura probablement accès à des ressources et à des technologies qui ne pourraient autrement pas vous être disponibles, ce qui lui permettra d’introduire des solutions créatives et innovantes pour répondre à vos besoins en matière d’événements.

Assurer la responsabilité et le professionnalisme

Une bonne société de gestion d’événements vous fournira des rapports en temps opportun sur les dépenses, vous mettant à jour à chaque étape du processus et vous facilitant l’analyse des dépenses. Outre la responsabilité, les sociétés de gestion d’événements offrent un professionnalisme inégalé, qui va au-delà de la phase de planification et contribue à la réussite de l’événement. Le professionnalisme de votre entreprise de gestion d’événements sera évident pour vos invités, permettant un environnement sans stress pour tout le monde, ce qui entraînera probablement vos invités à délirer de votre événement longtemps après sa fin. 

Gestion de bout en bout

Une société de gestion d’événements créera une stratégie de gestion appropriée qui prendra en compte tous les facteurs de l’événement et un plan d’urgence. Ils auront l’expertise nécessaire pour gérer les problèmes qui peuvent survenir, gérer les risques et les incertitudes hors de votre contrôle en formulant une évaluation et un plan de gestion des risques appropriés. 

Exécution Transparente

En vous apportant des solutions et non des problèmes, une société d’événements externe reflétera le stress et l’anxiété associés à l’organisation d’un événement loin de votre entreprise, ce qui vous permettra, à vous et à votre équipe, de rester concentrés sur vos rôles quotidiens. Lorsque vous laissez votre événement aux experts, vous pouvez être assuré de savoir que chaque élément est planifié en détail et livré avec finesse.

Comment HeadBox Soutient Les Organisations

Chez HeadBox, nous soutenons les organisations dans deux domaines clés : notre technologie et notre équipe. Non seulement nous veillons à ce que les réglementations de qualité et de conformité soient respectées, mais nous offrons également une foule d’autres avantages, notamment la gestion des risques, l’exécution de bout en bout, des économies de temps et d’argent ainsi que la mise en œuvre harmonieuse des idées comme prévu. 

Notre technologie frontale prend en charge tous vos organisateurs d’événements, y compris les membres de l’équipe EAs, Pas, marketing et événements, en réservant tous vos événements tout au long de l’année. En utilisant une combinaison de personnes et de technologies, nous avons rationalisé le processus de recherche, économisant des heures de temps aux bookers, tout en gardant la décision entre vos mains lorsqu’il s’agit de la sélection finale sur le site.

En complément de nos capacités frontales, notre technologie backend se concentre sur le soutien aux entreprises qui suivent les dépenses liées aux événements et leur fournit un retour sur investissement (ROI) grâce à des économies négociées, à la signature de contrats et à un point de paiement unique. Pour les entreprises nationales ayant des réservations dans plusieurs villes, notre logiciel unique fournit un point d’accès pour suivre toutes les activités et dépenses liées aux événements. 

Notre équipe de gestion d’événements agit comme une extension de nos clients, assurant une communication transparente, une pensée créative et une résolution de problèmes pour assurer un événement réussi.

L’expérience de la gestion d’événements professionnelle est inestimable, offrant une foule d’avantages qui contribueront sans aucun doute au succès de votre prochain événement. Lorsque vous engagez HeadBox, nous valorisons vos commentaires et vos idées. Pour nous aider à établir une relation solide avec nos clients, nous reconnaissons que vous connaissez votre entreprise mieux que quiconque et nous vous apportons le soutien dont vous avez besoin pour organiser un événement exceptionnel qui atteint vos objectifs.

Pour en savoir plus sur la façon dont l’équipe HeadBox peut vous aider à donner vie à vos événements et à rationaliser vos processus en 2022, contactez-nous dès aujourd’hui.

FAQ

1. Qui peut utiliser HeadBox ?

N’importe qui! Que vous soyez un booker d’entreprise à la recherche d’une salle à manger privée, d’une salle de réunion, d’un lieu de fête de Noël ou EOFY ou que vous soyez un booker social à la recherche de l’endroit idéal pour organiser votre fête d’anniversaire, votre soirée entre poules ou votre mariage, HeadBox vous couvre.

2. Qu’est-ce que HeadBox?

HeadBox connecte les entreprises et les consommateurs avec les sites et les fournisseurs et constitue le moyen facile de réserver, de gérer et de livrer tout en un seul endroit. Pas de longues recherches, pas de stress, pas de coûts cachés.

3. Comment soumettre un mémoire d’événement?

La soumission d’un mémoire d’événement est un processus facile. Notre intuitive constructeur de brief vous guidera à travers une série de questions rassemblant tous les détails nécessaires pour organiser un grand événement. Nous voulons connaître des détails tels que l’endroit où votre événement aura lieu, à quelle date, combien de personnes assistent et quel est votre budget total. Une fois que vous aurez soumis ces informations, les sites pertinents et disponibles répondront à votre mémoire!

4. Combien de temps faudra-t-il pour que les sites répondent?

Nos sites sont super rapides à répondre! Vous devriez recevoir des réponses ou une proposition dans les 24 à 48 heures ouvrables.

5. Quelles sont les 5 principales choses à considérer lors du choix d’un lieu?

Le coût, l’emplacement, le style, la capacité et les options de restauration.