Tout au long de la pandémie de coronavirus, il y a eu une vague généralisée d’adoption de différents technologie permettre aux organisateurs d’événements de faciliter les événements pendant les blocages et au-delà. La plupart des équipements et services utilisés ne sont pas neufs. Mais COVID-19 les a mis au centre de la scène et a mis en lumière les avantages que les technologies telles que la diffusion en direct et les conférences Web peuvent apporter – des choses comme une portée étendue, une réduction des déplacements, une disponibilité accrue des présentateurs et des expériences hyper personnalisées pour les participants.
De la même manière que le travail agile est rapidement devenu une nouvelle norme, les présentateurs et les délégués à distance continueront de faire partie des événements bien après COVID-19. Mais ce changement vers une approche plus technologique pour la livraison d’événements peut être écrasant, avec beaucoup de terminologie inconnue à naviguer.
Pour aider à résoudre les problèmes, nous avons demandé à un spécialiste des solutions techniques, Lumière Blanche, pour produire ce guide de la technologie événementielle numérique. Vient de célébrer son 50e anniversaire, White Light est à la pointe des événements numériques depuis de nombreuses années et a livré des centaines de événements retransmis en direct à travers son portefeuille. Alors, ils savent de quoi ils parlent !
Jargon Buster
En ce qui concerne la production d’événements, il existe un éventail de jargons et de termes qui signifient souvent plus d’une chose. Et souvent, ces termes peuvent rendre les choses plus complexes qu’elles ne le sont vraiment! Pour vous aider à décoder les choses, voici un guide de référence rapide sur certains des termes les plus courants que vous rencontrerez.
vidéoconférence
La vidéoconférence consiste à utiliser une variété de caméras, de codeurs et d’équipements d’affichage pour permettre à deux personnes ou plus de discuter en temps réel. Un individu « appelle » personnellement l’autre.
Traditionnellement coûteux et nécessitant beaucoup d’équipement, ce service a maintenant été largement remplacé par la conférence web.
Conférence Web
La conférence Web est l’utilisation d’un ordinateur et de l’équipement associé pour permettre à deux personnes ou plus de discuter en temps réel.
Vous avez le choix entre différentes plates-formes, telles que Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting, Google Meet et BlueJeans. Ces plateformes permettent le partage d’écran du contenu et l’enregistrement de l’appel (cependant, ces fonctionnalités ne sont parfois disponibles qu’avec les comptes premium).
La conférence web moderne ne nécessite rien de plus qu’un ordinateur portable et un navigateur Web et permet aux gens de se joindre à distance, via un certain nombre de méthodes.
Diffusion en direct ou sur le Web
La diffusion en direct ou sur le web implique l’utilisation d’équipements pour encoder un signal vidéo et audio, afin qu’ils puissent être transmis via Internet et visualisés dans le cadre d’un site Web. Il s’agit d’une solution un-à-plusieurs, ce qui signifie que le site hôte est diffusé à de nombreux téléspectateurs.
Réseau de diffusion de contenu (CDN)
Un CDN est le système utilisé pour héberger une vidéo en direct.
Lorsque la première diffusion en direct a commencé, celle-ci devait être louée et configurée avant utilisation et c’était un processus très coûteux, obligeant les utilisateurs à connaître le nombre de participants à l’avance. Les CDN modernes sont faciles à configurer et à adapter leur bande passante en fonction du nombre d’utilisateurs. Voici quelques exemples:
- YouTube et Facebook en direct. Ceux-ci sont tous deux gratuits, mais pour cette raison, ils n’offrent que des flux publics et un support limité.
- Le site. Payé sur une licence d’abonnement (qui peut être couverte par une lumière blanche), cela offre un lecteur simple et propre qui peut être facilement intégré dans un site Web.
- Flux Microsoft. Faisant partie de la suite de logiciels Microsoft Teams, il s’agit du produit CDN de Microsoft. Son principal USP est qu’il s’intègre dans l’informatique d’entreprise.
Ces exemples ne sont que la pointe de l’iceberg et il y en a beaucoup d’autres parmi lesquels choisir.
Microsite
Un microsite est un petit site Web conçu pour héberger le contenu d’un événement. Il est généralement utilisé par les clients qui ont besoin d’un site Web séparé dédié uniquement au flux d’événements.
Le contenu du flux peut inclure:
- Inscription des délégués
- Questions et Réponses
- Sondage
Plate
Une plateforme événementielle virtuelle est un service intégré offrant une solution complète pour vos délégués distants. Cela inclut souvent la communication avant l’événement, des « espaces » dédiés aux événements brandables, des salons et des expositions et bien plus encore.
Redondance
La redondance est l’utilisation simultanée de plusieurs systèmes ou connexions de sorte qu’en cas de défaillance d’un élément, l’opérateur peut passer à un autre. Cela aide à prévenir ou à minimiser une interruption de service. Par exemple, un ordinateur portable de sauvegarde exécutant la même présentation avec un sélecteur serait appelé système redondant.
Passante
La bande passante fait référence à la vitesse d’Internet disponible. Pour le streaming, nous avons besoin d’un minimum de 20 mégabits par seconde (Mbps) pour le téléchargement et le téléchargement. Bien que les vitesses de téléchargement de 20 Mo soient courantes, les vitesses de téléchargement peuvent être nettement inférieures, il est donc important de les vérifier. La fourniture la plus robuste et la plus fiable est une connexion filaire.
Vidéo à la demande (VoD)
La VoD est une vidéo qui peut être diffusée à l’heure et à la commodité préférées de vos utilisateurs (similaire à Netflix ou Amazon Prime!). Le contenu peut être enregistré pendant un flux en direct, puis mis à disposition pour un visionnage ultérieur. Cela donne également de la flexibilité pour que le contenu vidéo soit édité, par exemple dans différentes sessions, puis hébergé pendant une période déterminée.
Webinaire
A webinaire est une présentation éducative en ligne généralement utilisée pour éduquer les participants sur un sujet spécifique. Il existe une variété de plates-formes différentes qui offrent ce format d’événement virtuel, y compris Microsoft Teams et Zoom. Les webinaires permettent aux délégués de participer à un « appel » et de participer passivement, ce qui signifie que leurs caméras et microphones sont désactivés et qu’ils ne peuvent généralement communiquer qu’avec les présentateurs via la fonction de chat.
Les présentateurs partagent du contenu par vidéo ou rendent leur présentation visible via la fonction de partage d’écran. De nombreuses plateformes permettent à un panel de présentateurs d’interagir entre eux et aux délégués de participer également en tant que panélistes si nécessaire.
Événements Numériques ou Virtuels
Une ou numérique événement virtuel est un événement qui se consomme entièrement en ligne, avec des contributeurs et des présentateurs connectés à distance au flux via une conférence web.
Un hôte peut être basé à la maison ou dans un studio physique pour aider à ancrer la configuration et à contrôler le flux de l’événement. Tous les délégués « assistent » à l’événement via un flux et sont souvent passifs.
Événements Hybrides
Événements hybrides sont des événements qui incluent à la fois un élément virtuel et en personne. Habituellement, ils fonctionnent de la même manière que les événements virtuels, mais avec un public en direct également présent physiquement. L’événement a lieu dans un lieu avec un public en direct, puis des délégués supplémentaires rejoignent le flux à distance.
Bien que la terminologie soit nouvelle, c’était le format le plus courant pour les événements diffusés en direct avant COVID-19.
Comment ça marche
Quel que soit votre choix de plateforme ou de CDN, les événements numériques ont tous besoin de solutions pour faciliter trois éléments clés:
- Contenu
- Encodage et diffusion en continu
- Livraison
Dans certains cas, le même logiciel peut être en mesure de faciliter plus d’un de ces domaines. Par exemple, une conférence Web pourrait remplir à la fois les éléments d’encodage et de diffusion de votre événement.
Contenu
Une certaine forme d’appareil est nécessaire pour capturer votre contenu – cela peut être aussi simple qu’une webcam ou un smartphone. Les événements plus importants comporteraient généralement plusieurs caméras offrant une variété de prises de vue sous différents angles.
Les présentations peuvent être livrées en direct à vos participants virtuels en temps réel, à l’aide des fonctionnalités de partage d’écran. Certains logiciels vous permettront même d’ajouter le présentateur à l’écran à côté de sa présentation sous forme d’image dans l’image (PiP).
Encodage et Diffusion en continu
Pour les conférences web et les webinaires, il peut s’agir simplement d’un ordinateur portable connecté à Internet.
Pour les événements plus importants, ou lorsque plus de redondance est requise, cela serait généralement géré par un ou plusieurs « moteurs » de flux dédiés – une boîte intelligente qui transforme les flux audio et vidéo en flux.
Livraison
C’est ainsi que vos délégués consommeront votre contenu. Pour les réunions qui nécessitent beaucoup d’interaction, cette solution pourrait être un logiciel de conférence Web. Si votre audience est passive, il s’agit plus probablement d’un site Web avec un lecteur vidéo intégré, ou d’une page YouTube ou Facebook.
Cela peut être hébergé via votre site Web principal, sur un microsite dédié, ou vous pouvez même choisir l’une des plates-formes personnalisables de White Light.
Questions clés à poser
Lorsque vous envisagez l’aspect technologique de l’organisation d’un événement virtuel ou hybride, vous devrez vous poser un certain nombre de questions pour vous assurer que votre événement se déroule correctement. Voici les clés.
1. Mon site dispose-t-il de l’infrastructure nécessaire pour soutenir le brief de l’événement?
La conférence Web nécessite une connexion Internet robuste et fiable. Si vous organisez un événement hybride, vous devez vous assurer que votre lieu d’événement hybride peut fournir cela. La plupart le peuvent, mais parfois cela entraînera un coût supplémentaire.
2. Qui est mon public ?
Comme pour la planification d’événements en direct, une attention particulière doit être accordée à votre public.
- Sont-ils internes ou externes? Déterminer cela vous permettra d’adapter l’apparence et la convivialité de vos événements en conséquence.
- Ont-ils besoin d’interagir avec votre hôte, vos présentateurs et/ou les uns avec les autres?
- Allez-vous répondre aux questions du public? Si oui, voulez-vous recueillir des données de sondage en direct auprès d’eux?
- Avez-vous besoin de pouvoir les voir?
- Quel pourcentage de votre public assiste virtuellement? L’itinéraire de l’événement doit-il donner la priorité aux participants à distance ou à l’événement en direct?
3. Aurai-je besoin de contenu supplémentaire ?
Parallèlement à vos présentations, conférences et tables rondes clés, vous devrez déterminer si vous avez besoin de contenu supplémentaire pour permettre aux éléments numériques de votre événement de se dérouler correctement. Cela peut inclure la tenue de diapositives, la marque de microsite ou même un arrière-plan sur mesure pour vos présentateurs à distance.
4. Dois-je prévoir du temps de répétition?
Certains présentateurs seront moins expérimentés dans la présentation devant une caméra. S’ils présentent depuis leur domicile à l’aide d’un logiciel de vidéoconférence, ils n’auront pas non plus accès à la « salle prête pour les enceintes » de votre plateforme d’événements virtuelle à l’avance. Avoir un appel avec eux avant qu’ils ne passent en direct devant votre public pourrait être bénéfique.
5. Est-ce que je veux utiliser le contenu à d’autres fins après l’événement ?
Si tout votre contenu a été enregistré, vous pouvez le réutiliser après l’événement pour tout, du contenu des médias sociaux aux archives en ligne des événements. Vous pouvez même rendre le contenu disponible à la demande pour les personnes qui n’ont pas pu y assister le jour même.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à comprendre et à considérer la richesse des options d’événements numériques disponibles, alimentées par une gamme de technologies.
Pour en savoir plus sur les événements numériques, consultez l’espace de location complet guide de l’événement virtuel. Ou tout simplement contactez-nous avec la lumière blanche pour discuter de vos mémoires d’événements numériques et de la façon dont la lumière blanche peut aider plus en détail.
