Les mardi 8 et mercredi 9 mars 2022, nous nous sommes rendus à ExCeL London pour le Conférence Internationale. Plus de 300 exposants se sont rendus sur le salon, tandis que 6 scènes ont livré plus de 100 séances de conférence fascinantes.

Hire Space était ravi d’accueillir à nouveau le pavillon Let’s Do London (vous pouvez vérifier aperçu de l’année dernière ici). Nous avons accueilli des conférenciers fantastiques pour 8 sessions sur les 2 jours, qui ont toutes porté sur des sujets importants dans l’industrie de l’événementiel, tels que l’accessibilité et la durabilité. Ci-dessous, nous partageons les informations clés que nous avons recueillies au cours des sessions.

Thèmes clés et points à retenir

1. Faites des choix meilleurs et plus écologiques pour vos événements
2. La transparence est essentielle pour recruter les meilleurs talents
3. Connaître votre valeur en tant qu’eventprof
4. Où se dirige l’industrie de l’événementiel?
5. L’avenir de la technologie événementielle
6. Les offres hybrides s’améliorent constamment
7. Les organisateurs d’événements doivent donner la priorité à l’accessibilité
8. Le storytelling de la marque repose finalement sur des connexions en personne

Faites des choix meilleurs et plus écologiques pour vos événements

L’industrie de l’événementiel est réputée pour ses déchets. En réfléchissant plus attentivement aux matériaux que vous utilisez et à ce que vous pouvez en faire après l’événement, vous pouvez réduire considérablement l’impact environnemental de votre événement.

Réfléchissez plus attentivement aux matériaux que vous utilisez et à ce que vous pouvez en faire après l’événement. Après COP26, Event Cycle a donné 2 000 m2 de tissu à Calluna Upcycling, qui l’a transformé en sacs qui ont ensuite été vendus pour collecter des fonds pour des œuvres de charité. Event Cycle a également récupéré 15 000 m2 de tapis de l’événement, que Spruce Carpets a remis à neuf et utilisé pour meubler 1 800 maisons au sein de la communauté locale, changeant la vie de personnes de toutes sortes de milieux difficiles.

L’industrie de l’événementiel peut apporter de petits changements qui pourraient avoir un impact positif énorme sur l’environnement. Quelques conseils incluent:

• Avoir une orientation plus durable tout au long du processus de planification, et également tenir compte de la durabilité de la logistique de l’événement, comme les émissions de voyage.
• Au lieu d’utiliser des matériaux de marque où l’encre est posée sur le tissu, utilisez un tissu qui a intégré l’encre, car cela peut être réutilisé beaucoup plus facilement. Vous pouvez même utiliser un tissu écologique, comme un tissu fabriqué à partir de bouteilles en plastique!  
• Réutiliser davantage de bois recyclé (comme les panneaux d’échafaudage) au lieu d’utiliser des panneaux de particules et des MDF fabriqués.
• Utiliser des groupes communautaires. Vous pouvez avoir un impact énorme sur la vie de quelqu’un avec vos matériaux recyclés.

Parleur: Austin Hardie, Directeur général, Tapis en Épicéa, Carina Jandt, Directrice, Cycle des Événements, Heather Crowe, Propriétaire, Calluna Upcycling, Pearly Davies, Superviseur de l’équipe des ventes, Recyclage Communautaire du Bois.

La transparence est essentielle pour recruter les meilleurs talents

La plus grande ressource sous-utilisée dont disposent les employeurs est la capacité de demander. Demandez à votre équipe et à vos employés potentiels ce qu’ils veulent et ce qui compte pour eux, et arrêtez d’essayer de créer un modèle unique – créez plutôt un système qui leur est utile. Par exemple, Hire Space envoie régulièrement des enquêtes d’équipe et offre toujours à nos employés la possibilité de : poser des questions ou avoir leur mot à dire.

Plus vous êtes transparent, meilleures sont les relations que vous établissez. En ce qui concerne la phase de négociation du recrutement, ne sur-vendez pas et ne sous-vendez pas – c’est à ce moment que vous perdez la confiance et la crédibilité en tant qu’employeur. Il est également acceptable d’avoir des éléments non négociables en tant que locataire – les choses qui ne vous servent pas, vous et votre entreprise.

La chose la plus importante sur laquelle se concentrer? Communication !

Les employeurs et les employés doivent communiquer ce qu’ils recherchent et ce qu’ils attendent, mais cela doit également être réaliste. Lors de l »embauche, soyez empathique, ouvert, et honnête, pour vous assurer que vous êtes tous les deux l »un pour l »autre – presque comme sortir ensemble!

Parleur: George Kapellos, Responsable régional du marketing, Didi, Lauralee Whyte, Fondatrice, Haut-parleurs et Animateurs Spectrum, Robert Kenward, Cheerleader en chef et fondateur, Les Emplois du Hub

Connaître votre valeur en tant qu’eventprof

Les planificateurs d’entreprise ont acquis de nombreuses compétences pendant la pandémie, ce qui en a fait un atout inestimable pour de nombreuses entreprises qui cherchent à inclure des événements dans leurs stratégies de marketing. Mais que se passe-t-il lorsque le doute de soi et le syndrome de l’imposteur soulèvent leur tête laide? Lisez les meilleurs conseils des panélistes pour connaître votre valeur ci-dessous.

• Impliquez-vous dans l’industrie de l’événementiel et dites oui à tout. Assister à des spectacles, réseauter, parler à d’autres profs d’événements, parler à des agences, participer à des programmes tels que Avance rapide 15, rejoignez des groupes eventprof sur Facebook et Linkedin.
• Votre réseau est inestimable. Visez plus de collaboration que de concurrence et soutenez-vous les uns les autres. S’entourer de gens formidables aide également lorsque le syndrome de l’imposteur survient.
• Notez vos pensées et vos idées et réalisez que vous êtes capable de tout ce à quoi vous réfléchissez. Penser pourquoi vous aimez les événements et pourquoi vous voulez être un organisateur d’événements réussi.
• Envisagez de créer une marque personnelle. Considérez-le comme votre vitrine, affichant votre personnalité. Soyez authentique et amusez-vous – vous ne savez jamais ce que cela pourrait attirer!
• Avoir des objectifs plus grands pour vous-même, de la même manière que vous le feriez avec des événements. Où faire vous tu veux l’être ? Comment va vous vous y arrivez ?

« S’il n’y a pas de siège à la table pour vous, allez chercher votre propre chaise. »
Juliette Tripp

Parleur: Juliet Tripp, Directrice Stratégique du Groupe, Faire des Événements Ltd, Rachael Kenny, Responsable des événements, Pic, Sarah Zarywacz, Responsable d’événements, Partenaires de l’ICE, Tinique Hay, Fondateur, Événements Hay

Où se dirige l’industrie de l’événementiel?

Adopter la technologie

Nous sommes tellement plus connectés à la technologie maintenant, ce qui offre de nouvelles opportunités pour que les événements évoluent et se développent en réponse aux nouvelles technologies proposées.

Il y a bien sûr une place pour hybride et virtuel événements, mais il est important de définir vos objectifs d’événement, puis de choisir le meilleur canal pour les atteindre, et non l’inverse. En fin de compte, nous sommes des êtres sociaux qui prospèrent sur les connexions en personne, donc le virtuel ne remplacera jamais en personne, mais le complétera.

Répondre aux demandes du public

La personnalisation des expériences est une tendance croissante dans le monde de l’événementiel. La festivalisation est une question de personnalisation et de possibilité pour un individu de créer sa propre expérience d’un événement, en choisissant parmi plusieurs étapes et options de contenu. En tant que participants, nous sommes devenus beaucoup plus exigeants, alors en tant qu’organisateurs, nous devons penser à notre public et à ce qu’il recevra le mieux. Assurez-vous de toujours demander rétroaction aussi, car cela façonnera vos événements.

L’inclusion est primordiale

Il y a maintenant une énorme opportunité pour l’industrie de montrer comment nous pouvons nous rencontrer face à face de manière inclusive. Il reste encore beaucoup à faire, et il incombe aux organisateurs d’événements de continuer à défendre les personnes appartenant à des groupes sous-représentés. Si vous ne savez pas par où commencer, Allié à la Diversité a créé un grand ressources pour rendre vos événements plus inclusifs et diversifiés, ce qui comprend 5 engagements de référence de l’industrie à mettre en œuvre.

Parleur: Raphael Sofoluke, Fondateur et PDG, Salon des Affaires Noir au Royaume-Uni, Alistair Turner, M.D., Huit Relations publiques et marketing, Carina Bauer, Directrice générale, Groupe IMEX

L’avenir de la technologie événementielle

La technologie événementielle a parcouru un long chemin ces dernières années. Il existe toutes sortes d’outils que les organisateurs peuvent utiliser, de plateformes d’événements virtuels de engagement du public de réseau. Ci-dessous, notre panel recommande quelques outils technologiques que les organisateurs devraient examiner pour leurs prochains événements.

• Si vous cherchez à mettre à jour votre technologie de parole, Portl peut rayonner vos haut-parleurs virtuels et donner l’illusion qu’ils sont réellement là en personne.
• Les robots sont également de plus en plus populaires lors d’événements et peuvent être un moyen amusant de servir des boissons. Vous pouvez même les amener à « tenir » une tablette pour que vos invités puissent remplir un formulaire de commentaires là-bas et ensuite.
• Clipper est un excellent outil pour aider les organisateurs à créer du contenu recherché. Il vous permet de découper automatiquement la vidéo en rubriques consultables pertinentes.
• SwagMagic est un outil de butin cool qui vous permet de créer votre propre sac de butin virtuel ou physique sur mesure. Vous pouvez définir un « budget » et les participants peuvent choisir parmi une sélection d’articles, ce qui est une option beaucoup plus durable et évite que le butin inutile en plastique ne soit jeté directement à la poubelle à leur retour à la maison.

Conseil supérieur ? Décidez de l’objectif de votre événement et trouvez les plateformes qui répondront le mieux à vos différents besoins. Assurez-vous qu’ils s’intègrent bien ensemble aussi dans votre pile technologique – demandez si la plate-forme dispose d’API ouvertes et si vous devez les payer.

Parleur: Cecilia Lavin, Directrice des Ventes, InEvent, Shane Lewis, Directeur des Ventes des Expositions Mondiales, Événement Tech En Direct, Michael Piddock, Fondateur, Glisseur

Les offres hybrides s’améliorent constamment

Le développement constant de nouvelles technologies événementielles a amélioré la façon dont nous organisons nos événements, et Covid a certainement amplifié cela. Cela englobe également des technologies telles que les avatars, la 3D et le métaverse. Une chose intéressante que nous avons apprise est le concept de ce que « hybride« signifie vraiment – traditionnellement, nous traitons le vivant et virtuel l’expérience est deux choses distinctes, mais nous devons les mélanger.

« Vous pouvez tenir un cheval et un âne côte à côte, mais cela ne fera pas une mule. »
Jean-Pierre

L’investissement dans la technologie de l’événement hybride est énorme. Par exemple, Disney a nommé son propre « Head of Metaverse » et a déclaré que le Metaverse était « la prochaine grande plate-forme de narration ».  

Hybrid se dirige également vers une direction plus verte et plus durable. Les sites limitent l’utilisation de plastiques, garantissent l’approvisionnement fiable des aliments et des boissons et recyclent tout ce qui est possible, par exemple les batteries et le matériel d’événement.

Parleur: Charlotte Culley, Directrice des ventes, etc.lieu, Deborah Jones, Ventes AV/IT, QEII, Kim Myhre, Associée directrice, Expérience Conçue

Les organisateurs d’événements doivent donner la priorité à l’accessibilité

L’accessibilité aux événements est absolument primordiale. Il ne s’agit pas seulement de rampes pour fauteuils roulants ou d’accès par ascenseur, il s’agit d’orientation, de signalisation, de buzzers, de toilettes accessibles, de la taille et de la forme des poignées de porte, de tout ce qui rendra l’expérience de cette personne la meilleure possible. Changer toute l’expérience pour que tout le monde ait le même chose grande expérience – les personnes handicapées ne veulent pas nécessairement qu’on leur rappelle qu’elles ont un handicap.

La confiance et la formation du personnel sont également importantes pour que les gens sachent comment aborder certaines situations, comme traiter avec un chien-guide ou fournir un espace à quelqu’un qui pourrait être neurodiverse. Ces changements de lieu sont peu coûteux à faire et pourraient faire une énorme différence.

Voici quelques conseils et ressources utiles ::

• Assurez-vous que l’équipe qui planifie l’événement est diversifiée, car cela vous aidera à faire des choix plus accessibles.
• Demandez vos commentaires! Les informations du public sont si importantes – l’entendre directement de la bouche du cheval vous aidera à vous améliorer continuellement.
• L’Attitude Est Tout. Il s’agit d’un excellent outil de ressources pour améliorer l’accès des personnes sourdes et handicapées à la musique en direct.
• Commission de l’Égalité et des Droits de la Personne. C’est un outil de référence vraiment utile.

 » Il n’y a pas de destination finale à l’accessibilité. C’est un voyage, en réalisant que nous allons toujours apprendre, faire des erreurs et nous améliorer. »  Jean-Pierre

Nous avons écrit un article séparé sur cette session car il y avait tellement d’informations utiles, alors vérifiez-le bientôt!

Parleur: Isaac Harvey, Éditeur vidéo et président de Roues et Fauteuils Roulants, Catherine Owen, Responsable des ventes de salles, 10-11 Terrasse de la Maison Carlton, Lizzy Eaton, Fondatrice, Événements et Marketing Bizarres

Le storytelling de la marque repose finalement sur des connexions en personne

Au cours de la pandémie, nous avons appris quelques choses des événements virtuels:

1. Comment maximiser la portée dans une distance rentable et durable qui n’est pas accessible lors d’un événement purement en personne
2. La quantité de données que vous pouvez collecter en allant vers le virtuel
3. Possibilités d’accessibilité améliorées

La technologie virtuelle est utile et devrait compléter votre événement en vous aidant à atteindre vos objectifs, mais elle doit en valoir la peine. Nous prospérons finalement sur les connexions en personne, donc lorsque vous racontez l’histoire d’une marque, cela est crucial car vous ne pouvez tout simplement pas reproduire la même sérendipité en ligne.

Les marques ont passé 2 ans à changer leur façon de travailler. Ils doivent être plus impliqués et passer plus de temps avec les clients afin de reconnaître ce dont ils ont besoin, et ne pas offrir une solution à l’emporte-pièce. Leurs besoins ont changé et les attentes sont plus élevées, donc notre approche doit refléter cela aussi.

Parleur: Hannah Dodds, Coordonnatrice des événements et des lieux, Faire des Événements, Beth Nicholas, Directrice principale des comptes, Vingt-et-Unième Anniversaire Joyeux, Michael Seaman, PDG, Événements Raton Laveur

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Nous espérons que ces informations vous donneront matière à réflexion pour vos stratégies d’événements à venir!

Si la lecture de Confex vous a inspiré à commencer à planifier vos propres événements, contactez-nous ci-dessous, et assurez-vous de consulter nos médias sociaux pour nos moments dans les coulisses du salon!