Le soleil, une brise chaude et un ciel bleu ne signifient qu’une chose au Hire Space HQ: la saison des bureaux fêtes d’été! Souvent le point culminant du calendrier social de toute équipe, les fêtes d’été regorgent de plats délicieux, de bonne compagnie et d’ondes positives, surtout maintenant que nous revenons à la normale. Pas de pression, eventprofs!

Pour lancer le bal sur la planification du meilleur fête d’été vos invités ont déjà vu, lisez nos meilleurs conseils de planification ci-dessous.

1. Établissez votre objectif d’événement

Votre objectif pourrait être de traiter votre équipe après un excellent trimestre, d’inviter vos clients clés à un événement amusant pour les remercier de leur soutien, ou même une opportunité de réseautage informel pour les agences et les fournisseurs.

Même si votre objectif est simplement de rassembler l’équipe pour se défouler, penser à la raison pour laquelle vous organisez une fête en premier lieu vous aidera dans toutes les décisions que vous prenez pendant le processus de planification. N’oubliez pas de fixer un budget!

Une fois que vous avez votre objectif, décidez du type de fête que vous souhaitez organiser. Quel est le ton de l’événement ? Envisagez-vous un après-midi décontracté avec l’équipe ou une soirée haut de gamme avec les clients et les parties prenantes? Edgy toit fête ou une cérémonie jardin la fête? Les enfants et les partenaires sont-ils invités? Voulez-vous en avoir virtuel les invités aussi?

Créez d’abord votre liste d’invités, puis réfléchissez bien au meilleur type de fête pour convenir à la foule.

2. Choisissez judicieusement votre date

Naturellement, l’été est une période de l’année extrêmement populaire pour les fêtes, vous devrez donc réserver votre lieu et Fournisseur bien à l’avance, ainsi que de donner à vos invités beaucoup de préavis.

C’est une bonne idée d’être d’abord aussi flexible que possible lors du choix de la date de votre fête. Par exemple, les week-ends et les soirées ne seront pas populaires en option car les gens ne voudront pas abandonner leur temps libre, alors pensez à organiser une fête l’après-midi en semaine à la place. Essayez également d’éviter les vacances scolaires d’été car cela rendra plus difficile l’organisation de la garde d’enfants, et les familles peuvent avoir des vacances réservées. Les coûts de location du lieu varient également en fonction du jour de la semaine, il est donc intéressant d’envisager quelques options.

Créez un sondage sur quelques options de date et demandez à votre équipe leur contribution – il est peu probable que vous trouviez une date que tout le monde puisse faire, vous devrez donc probablement aller avec la majorité.

3. Trouvez le lieu idéal

Ensuite, le plus amusant! Quel que soit le type de fête d’été pour lequel vous souhaitez aller, il est temps de trouver un cadre suffisamment spectaculaire. Que diriez-vous d’une toile de fond florale de rêves à Pantechnicon, Trafalgar St James » toit chic, Club de Hurlinghamde vastes pelouses bien entretenues, ou peut-être Suite 9294des offres au bord du canal? Les possibilités sont infinies !

Lors de la sélection du bon lieu, il y a quelques éléments à prendre en compte, tels que l’emplacement, le coût, l’accessibilité, les capacités audiovisuelles (surtout si vous voulez y aller hybride), options de fournisseur, options de mauvais temps… la liste est longue ! Découvrez notre guide définitif de la recherche de lieux pour plus d’informations, et consultez nos conseils pour assurer la liaison avec les lieux trop.

Espace de Location offre plus de 6 000 lieux parmi lesquels choisir, vous êtes donc sûr de trouver l’endroit idéal. Contactez-nous avec nos experts du lieu qui vous aideront à trouver le lieu de rêve pour votre brief.

4. Choisissez un thème

Les fêtes d’été consistent à se réunir et à s’amuser au soleil. Une façon d’injecter un peu de plaisir supplémentaire est de considérer un thème pour votre événement et de travailler avec Fournisseur pour aider avec les décorations, thématisation, et des meubles. Essayez de garder la thématique de votre événement aussi durable que possible en réutilisant et en recyclant les articles lorsque cela est possible.

Sortez des sentiers battus pour créer une expérience unique pour vos invités – les thèmes à considérer incluent le paradis tropical, le cirque, la fête sur la plage, la journée sportive (un favori de l’espace de location), le thé britannique, les Oscars, la fête costumée… les possibilités sont infinies ! Essayez d’avoir des éléments de votre thème tout au long de la fête, tels que les invitations, les menus, la nourriture et les boissons, les décorations, les divertissements, l’image de marque, la musique, même les uniformes du personnel!

5. Choisissez votre nourriture et votre boisson

Sans doute la partie la plus importante de toute fête, il vaut certainement la peine de réfléchir aux options de nourriture et de boissons que vous souhaitez offrir lors de votre fête d’été. L’époque de la nourriture médiocre au barbecue et de la bière chaude est révolue depuis longtemps – sortez des sentiers battus et travaillez avec des fournisseurs de restauration tels que Gourmet Facile et Sixième Sens pour offrir de délicieuses offres.

Les fêtes d’été sont parfaites pour une option de style street-food, avec des stations de restauration servant différentes cuisines ou plats, et répondant à différents besoins alimentaires. Cela peut également être lié à la thématique; si vous organisez une fête sur le thème britannique, vous pourriez avoir un mini fish and chips ou une tarte et une purée, par exemple. Vous pouvez faire des stations de cuisson en direct, de la nourriture en bol, des boîtes à bento, des buffets de style pique-nique, des stations de dessert, tout ce que vous voulez!

Un conseil supérieur est de: Toujours obtenez plus de nourriture que vous pensez en avoir besoin – il vaut mieux avoir trop de nourriture que pas assez, d’autant plus que les gens vont boire et peuvent avoir faim. Si vous craignez de gaspiller de la nourriture, les clients peuvent toujours emporter les restes chez eux dans de petites boîtes-cadeaux!

Assurez-vous qu’il y a aussi beaucoup d’alcool, ainsi que des boissons non alcoolisées et des cocktails sans alcool décents, pas seulement des boissons gazeuses standard. L’inclusivité est la clé!

6. Ajouter un peu de divertissement

Un autre élément clé de toute grande fête est divertissement. Que vous souhaitiez qu’un DJ branché joue des remplisseurs de dancefloor, des spectacles de danse ou de la musique live, de bons divertissements encourageront les clients à rester longtemps et créeront une atmosphère animée.

En plus de la musique, nous recommandons également d’autres formes de divertissement telles que jeu et/ou un photomaton, ainsi que l’embauche d’un photographe professionnel pour capturer la journée.

7. Planifiez la météo

Nous détestons être une éponge amusante, mais il est probable que le bon vieux temps britannique jettera une clé dans les travaux de temps en temps.

Assurez-vous d’avoir un plan de sauvegarde au cas où les cieux s’ouvriraient, comme un espace intérieur ou une structure, vos invités peuvent se mettre à l’abri. C’est une bonne idée de fournir des couvertures aussi, pour quand le froid du soir arrive.

Mis à part la pluie et le temps froid, vous voudrez également considérer l’extrémité opposée du spectre – si c’est un brûleur (cela arrive parfois!), vous voudrez peut-être vous assurer d’avoir des stations de crème solaire, une ventilation et / ou une sorte d’ombre à portée de main pour vos invités.

Nous espérons que cela vous aidera à commencer à penser à la réunion estivale de cette année. Après les deux années que nous avons toutes eues, nous méritons un bien partie!

Pour plus de conseils ou d’aide pour trouver votre rêve lieu de la fête d’été, contactez-nous ci-dessous et nous serons plus qu’heureux de vous aider.