Le 24 novembre, nous avons accueilli plus de 450 projets d’événements à EventLAB 2021, tous deux en personne à Palais des Congrès de Westminster et en ligne.

Dans l’après-midi, nous avons eu droit à un discours de Mark Bannister, qui était le Directeur technique et opérationnel de la COP26 – sans doute la réunion la plus importante de l’histoire de l’humanité, également neutre en carbone. Au cours de cette session, Mark nous a guidés à travers le processus de création de cet événement neutre en carbone, des défis aux opportunités uniques.

Regardez la session complète ci-dessous et lisez la suite pour les principaux points à retenir.

Table des Matières

1. Regardez La Discussion
2. Points à retenir
3. Questions et Réponses
4. À Propos De L’Orateur

Regardez La Discussion

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Points à retenir

Qu’était la COP26 ?

COP signifie Conférence des Parties. C’est la Conférence des Nations Unies sur le changement climatique et c’est essentiellement le rassemblement le plus important d’experts en changement climatique, de dirigeants mondiaux, d’influenceurs et de groupes non gouvernementaux, qui se réunissent tous pour négocier et convenir d’une voie à suivre en termes de mesures à prendre pour lutter contre le changement climatique et l’état de notre planète.

La COP26 s’est tenue à la SEC à Glasgow, du 31 octobre au 13 novembre 2021. C’était le plus grand événement que le gouvernement de Sa Majesté ait jamais organisé au Royaume-Uni, avec des dizaines de milliers de participants. C’était également la CDP la plus durable qu’il y ait eu à ce jour, ainsi que la première à intégrer une participation virtuelle.

Cependant, l’équipe n’a eu que six mois pour livrer le projet du début à la fin!

Création d’un événement net zéro

En tant qu’événement sur la durabilité, il était crucial que la COP26 soit aussi durable que possible. Une partie de cela comprenait le fait de devenir net zéro.

Un événement net zéro est un événement où la quantité d’émissions de carbone produites par un événement n’est pas supérieure à la quantité éliminée. Produire zéro émission est actuellement très difficile à atteindre, donc être net zéro revient à réduire autant que possible la quantité d’émissions produites, puis à compenser le reste.

Pour prétendre être net zéro, une organisation doit:

• Réduire leurs émissions de carbone autant que possible, par exemple. en réduisant la consommation d’énergie, en utilisant des matériaux durables et en passant aux énergies renouvelables. Pour la COP26, cela a dû être pris en compte de la conception à la construction et à la livraison de l’événement.
• Mesurer l’impact carbone restant des activités pour permettre la compensation, à l’aide de calculs et d’outils scientifiques. Pour la COP26, cela impliquait de mesurer soigneusement l’empreinte carbone de tout, des déplacements de l’équipage aux visites sur site, des distances d’où provenait l’équipement et même de l’empreinte de l’équipement lui-même.
• Compenser les émissions de carbone restantes, appelées bilan carbone, grâce à un système accrédité. Il est important que la compensation soit utilisée conjointement avec la réduction des émissions de carbone autant que possible, pour éviter le « green-washing » (donner l’impression qu’une entreprise fait plus pour protéger l’environnement qu’elle ne l’est réellement).

Les principes directeurs de l’événement

Être durable, ce n’est pas seulement devenir net zéro. La COP26 a été chargée d’obtenir l’accréditation ISO 20121 (qu’ils ont réussi à obtenir !). Pour y parvenir, le gouvernement et l’ONU ont établi sept principes directeurs. Mark et son équipe ont dû:

1. Gérer activement l’impact potentiel de leur activité sur l’environnement.
2. Offrir un cadre accessible et inclusif.
3. Encouragez une vie saine.
4. Assurer une atmosphère sûre et sécurisée.
5. Encourager des comportements plus durables.
6. Promouvoir l’utilisation de ressources responsables tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
7. Laissez un héritage positif.

Atteindre les principes directeurs dans la pratique

Pour atteindre les sept principes directeurs qui leur ont été fixés, Mark et son équipe se sont concentrés sur 4 domaines clés.

1. Travailler dans une économie circulaire. Ils ont réutilisé ou loué des articles et se sont assurés que les articles seraient réutilisés ou recyclés après l’événement pour leur donner une vie future. Ce principe était crucial au stade de la conception de la production. Ils ont pu y parvenir en minimisant les constructions sur mesure, en s’en tenant aux panneaux de stock et en travaillant avec les fournisseurs pour utiliser ce qu’ils avaient déjà.
2. Approvisionnement responsable. Là où les articles ne pouvaient pas être loués ou réutilisés, Mark et son équipe ont utilisé des matériaux naturels où ils savaient que toute la chaîne d’approvisionnement respectait les meilleures pratiques, par exemple le bois provenant de sources FSC. Ils ont également organisé des sessions de formation pour les fournisseurs, les ont encouragés à nommer des champions du développement durable et leur ont interdit d’utiliser des emballages en plastique sur tout ce qui était amené sur le site pour la COP26.
3. Valeur sociale. Ils avaient une équipe spécifiquement axée sur la création de valeur sociale. Leurs activités comprenaient le don de biens excédentaires ou réutilisables à des organisations caritatives locales, la prestation de cours et de conférences dans les universités locales de la Glaswegian et la participation d’un grand nombre de stagiaires rémunérés qui ont pu apprendre sur le tas.
4. Empreinte carbone. Ils ont minimisé autant que possible l’empreinte carbone de l’événement, réduisant les émissions et compensant celles qui ne pouvaient pas être évitées. Avec un site qui comprenait de nombreuses structures temporaires, vous vous attendiez normalement à ce qu’il y ait une superposition de puissance de générateur importante, mais l’équipe a travaillé avec SP Energy Networks pour installer une nouvelle alimentation secteur aux parkings abritant les structures temporaires, permettant à tout l’ouest du site de fonctionner en utilisant de l’énergie renouvelable provenant du secteur. Parmi les autres mesures prises pour minimiser l’empreinte carbone de l’événement, citons l’utilisation de tous les camions et du système de chauffage au carburant HVO et l’emploi de membres d’équipage locaux, dont beaucoup pouvaient se rendre au travail à pied chaque jour.

Concilier durabilité et créativité

En raison du travail dans une économie circulaire, l’intégration d’éléments créatifs et audacieux dans la conception de la production a été un défi. Après tout, Mark et son équipe devaient utiliser autant que possible les choses que les fournisseurs avaient déjà.

Le défi était de trouver une créativité durable, ce qui impliquait de travailler avec les fournisseurs dès le départ pour comprendre comment ils pouvaient utiliser ce qu’ils avaient déjà pour habiller les espaces, et comment ils pouvaient être créatifs dans ces lignes directrices.

Que pouvez-vous faire?

Bien que la plupart d’entre nous n’aient probablement pas le budget ou les ressources de la COP26, il y a des choses que nous pouvons tous faire en tant qu’organisateurs d’événements pour augmenter la durabilité de nos événements et réduire leur impact sur notre planète. Mark recommande de considérer:

1. Conception de produits. Demandez-vous si chaque actif est essentiel et si vous pouvez utiliser quelque chose qui existe déjà. Considérez ce qui arrivera à chaque actif après – peut-il être réutilisé? Faites un effort pour vous approvisionner de manière durable, en utilisant des matériaux récupérés ou recyclés.
2. Réduction des déchets. Assurez-vous qu’un système est en place pour séparer, recycler et mesurer les déchets générés. Autant que possible, essayez d’éviter l’utilisation unique et allez plutôt réutilisable.
3. Voyage et transport. Consolidez les charges afin de collecter des articles auprès de plusieurs fournisseurs en utilisant un seul transport. Planifiez des itinéraires plus courts plutôt que plus rapides et limitez le fret aérien.
4. Énergie. Réduisez votre consommation d’énergie et utilisez des sources d’énergie renouvelables.
5. Restauration. Choisissez des produits végétaux, locaux et de saison.
6. Prenez des mesures individuelles. Mettez la durabilité en tête de vos priorités. Prenez l’habitude de le mettre en premier.

Questions et Réponses

Comment avez-vous imprimé 40 000 badges de manière durable ?

MARK : Sur le papier ! Nous avions des bacs à badges pour récupérer tous les badges utilisés à la fin de la journée afin qu’ils puissent revenir et être réutilisés. J’espérais avoir un badge de qualité que je pourrais accrocher à mon mur en tant que momento, mais le mien est déjà en train de s’effondrer! En ce qui concerne les longes, celles-ci étaient sans marque, fournies par l’ONU en rupture de stock.

Vous parlez beaucoup d’amélioration. Avez-vous eu des réductions ciblées ou s’agissait-il de prendre ces mesures en premier lieu pour cette année?

MARK : Cette année, notre tâche consistait à définir les indicateurs de performance clés pour les futures COP. C’était mon premier FLIC, donc je ne connais pas les objectifs qui ont été fixés auparavant, mais il n’y avait certainement pas eu de mesure sur les FLICS précédents. Cela faisait partie du brief au niveau de la hauteur, pour pouvoir mesurer et définir avec précision ces nouvelles normes. Et c’est ce que nous avons fait, donc une partie de notre héritage sera de remettre à la COP27 tout un ensemble d’objectifs qu’ils devront ensuite, espérons-le, dépasser et nous battre.

En termes de coût, comment cela se compare-t-il à la façon dont il aurait été géré au cours d’une année précédente?

MARK: Je ne connais pas vraiment assez le coût des COP précédentes pour pouvoir commenter, mais je sais qu’il y avait une implication de coût pour les initiatives que nous avons entreprises. Par exemple, le carburant HVO pour les camions était légèrement plus cher que le diesel standard. Cependant, nous avons pu compenser cette augmentation des coûts en travaillant avec le fournisseur pour mieux planifier l’itinéraire de camionnage. Cela signifiait que nous pouvions utiliser moins de camions dans l’ensemble et économiser de l’argent de cette façon.

Avec les matériaux d’emballage, il n’y a pas eu d’augmentation identifiable. Il y a eu une certaine grogne de la part des fournisseurs qui ont été obligés de s’éloigner de leur méthode traditionnelle d’emballage et d’envoi de l’équipement sur site, mais j’espère que ce sont de nouvelles façons de travailler qu’ils adopteront et poursuivront. Ils pourraient bien faire économiser de l’argent aux fournisseurs et seront certainement plus verts.

Cette philosophie globale de réduction nous a aidés à compenser les zones qui étaient plus chères. Par exemple, installer une alimentation secteur pour les structures temporaires n’est pas quelque chose que je pense que vous feriez pour tout ce qui n’était pas de la taille d’un COP, et cela a un prix. Mais les économies que nous avons réalisées en réduisant la quantité de bâtiments et d’installations ailleurs sur le site ont vraiment contribué à équilibrer et à compenser cela.

Selon vous, quelle partie de ce que vous avez appris en livrant la CDP filtrera-t-elle vers l’industrie plus large de l’événementiel pour devenir une législation sur les bonnes pratiques dans 5 ou 10 ans?

MARK : J’espère beaucoup! Nous avons consacré beaucoup de temps et d’efforts à travailler avec les fournisseurs et à les éduquer ainsi que nos équipes (je n’étais certainement pas un expert en développement durable au début de ce travail!).

Nous avons encouragé nos fournisseurs à nommer des champions du développement durable au sein de leurs entreprises, dans le but spécifique de ne pas laisser les apprentissages et la valeur de cette formation se perdre après l’événement. Nous espérons que ces champions au sein de chacun des fournisseurs impliqués continueront à pousser leurs organisations individuelles à mieux travailler et à améliorer leur approche de la durabilité.

Cet événement était une grande réunion de professionnels de l’industrie. Il y avait beaucoup de pigistes qui vont maintenant travailler sur d’autres événements, ayant vu de première main à quel point ces politiques et méthodes de travail peuvent être efficaces. J’espère vraiment que cela se répercutera sur le monde entier et plus particulièrement sur notre industrie.

Pouvez-vous en dire plus sur le gaspillage alimentaire et les menus à base de plantes ? Et y a-t-il eu une compensation contre les dirigeants voyageant en jets privés pour la conférence?

MARK : Ce sont malheureusement les trois choses qui dépassaient notre mandat.

Nous n’étions pas chargés de la restauration. Cependant, je sais en lisant à ce sujet dans la presse pendant l’événement que c’était un sujet assez brûlant! Donc, je sais que du point de vue de la durabilité, les ingrédients étaient d’origine locale et je pense que l’objectif était que 60% du menu soit à base de plantes.

Je pense que c’était une véritable réussite. Tous les menus précisaient en fait la valeur carbone de chacun des plats fournis. Cela a permis aux délégués de faire un choix éclairé sur ce qu’ils mangeaient. J’ai beaucoup aimé cela comme tactique pour pouvoir offrir une variété, mais en fait donner l’information aux délégués pour qu’ils prennent leur propre décision, car cela devrait être autant une question de choix individuel que de ce qui nous est imposé.

En ce qui concerne les leaders mondiaux des jets privés, cela a certainement été capturé et comptabilisé en termes d’empreinte carbone, et sera donc compensé dans le calcul final. Encore une fois, à moins de bloquer les aéroports, il n’y aurait pas eu trop de choses que nous aurions pu faire à ce sujet, car cela ne faisait tout simplement pas partie de notre mandat.

Quel a été votre plus grand enseignement de la COP26 ?

MARK : Ce n’est toujours pas fini ! L’équipe est encore sur place pour quelques semaines et je ne suis pas sûr d’avoir encore eu cette chance de prendre du recul et d’y réfléchir vraiment. Une des choses que j’ai apprises était de ne pas essayer de faire 12 mois de travail en l’espace de six mois. Je prendrais celui-là en avant!

Mais je pense que du point de vue de la durabilité, c’est que si vous essayez de vous concentrer et que vous le mettez en tête de l’ordre du jour, c’est possible. Il y avait beaucoup moins de résistance que prévu à l’obtention de l’adhésion que nous voulions de la part de nos fournisseurs et de nos parties prenantes, ce qui m’a ouvert les yeux pour m’assurer que la durabilité figure en tête des priorités.

À Propos De L’Orateur

Mark Bannister, Directeur technique, COP26

L’un des membres fondateurs de la section britannique d’ILEA en 1998, Mark a plus de 20 ans d’expérience dans l’industrie de l’événementiel. Travailler à la fois du côté des fournisseurs et de l’agence lui a donné une expérience complète avec des rôles pour des entreprises telles que Thorns furniture hire, Create caterers et ExCeL London. L’expérience de Mark en agence comprend 7 ans chez Imagination en tant que Directeur de production senior et Chef de la Production Technique pour George P Johnson, et a dirigé la production et l’exécution d’une gamme d’événements internationaux. Plus récemment, Mark a dirigé l’exécution de la COP26, en tant que Directeur Technique et Opérationnel.

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Bien qu’il n’y ait pas de solution rapide et facile à la crise climatique, espérons que cette étude de cas montre que si nous y réfléchissons, nous pouvons chacun réaliser beaucoup plus que ce que nous pourrions imaginer. Et bien sûr, plus nous accordons la priorité à la durabilité dans les événements, plus cela sera facile à réaliser, car trouver des fournisseurs, des lieux, des traiteurs durables et plus encore deviendra la norme.

En attendant, pourquoi ne pas consulter le reste des écrits de la session EventLAB 2021 sur le Espace de location blog? Ou, si vous avez besoin d’aide pour organiser votre propre événement durable, n’hésitez pas à nous contacter. Nos experts en événements se feront un plaisir de vous aider.