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Planification d’urgence en 2022

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Les deux dernières années ont été pleines de rebondissements pour l’industrie de l’événementiel, avec des restrictions, des blocages et des hésitations qui ont conduit à l’annulation ou au report de nombreux événements. Et avec l’incertitude qui plane autour du 1er trimestre de l’année prochaine, 2022 présente des problèmes uniques pour les planificateurs d’événements et le succès de leurs événements.

Il est donc crucial que les organisateurs élaborent un plan d’urgence solide sur lequel ils peuvent compter si les choses se passent en forme de poire. Ci-dessous, nous avons énuméré les éléments clés à prendre en compte lors de la planification d’urgence afin que vous et votre équipe puissiez dormir tranquille.

Table des Matières

1. Préparer une Évaluation approfondie des Risques
2. Alors qu’est-ce qui pourrait mal tourner?
3. Orientations pour la planification en 2022

Préparer un plan d’urgence approfondi

La première chose est d’abord, qu’est-ce qui en fait être un plan d’urgence ? En termes simples, il s’agit littéralement d’une évaluation de tous les risques possibles qui pourraient survenir lors de votre événement, ce qui vous permettra de mettre en place des mesures et des solutions pour préparer ou empêcher le pire de se produire.

Téléchargez notre modèle d’exemple ci-dessous et utilisez-le comme un guide utile pour tous vos événements à venir.

Téléchargez le modèle de Plan d’urgence

Alors qu’est-ce qui pourrait mal tourner?

Bien que les organisateurs d’événements planifient les événements avec minutie, il est pratiquement impossible de tenir compte de tous les domaines. Ci-dessous, nous avons énuméré certains des obstacles auxquels les organisateurs d’événements pourraient être confrontés en 2022. Cette liste n’est en aucun cas exhaustive, mais nous l’espérons, vous permettra de penser à l’avenir et de vous préparer à toutes les éventualités.

Appétit limité pour la présence en personne

Dans l’incertitude qui règne dans l’industrie, la planification des programmes d’événements en personne a été considérablement retardée. De plus, l’augmentation des cas au cours de l’hiver a forcé de nombreuses personnes à s’isoler, ce qui signifie que de nombreux participants peuvent être réticents à y assister si une exposition potentielle à la Covid-19 affecte leur capacité à assister à des événements importants dans un avenir proche (mariages, visites familiales, engagements professionnels).

Pour compenser cela, rassurez les participants que vous avez mis en place des mesures pour que votre événement soit le plus sûr possible, mais offrez également une solution hybride pour que ceux qui sont nerveux d’assister en personne ou ceux qui doivent s’isoler puissent y assister virtuellement. Pour des conseils à ce sujet, consultez notre guide complet des événements hybrides.

Possibilité de nouvelles restrictions

Avec les changements apportés aux directives et les restrictions sur ce que nous pouvons et ne pouvons pas faire qui se produisent fréquemment, il est difficile de suivre les règles entourant les événements. Restez au courant des derniers changements en suivant notre ‘Pouvons-nous organiser des événements maintenant? » blog et vérifier régulièrement le site web du gouvernement. Restez flexible et soyez prêt à changer de format d’événement à la dernière minute avec Garantie de Couverture Covid.

Modifications apportées aux conseils de voyage

L’évolution fréquente des conseils de voyage rend la planification d’événements internationaux extrêmement difficile. Pour cette raison, essayez d’offrir un composant hybride à ces participants internationaux. Vous pouvez également constater qu’il y a des fermetures de routes, des accidents ou des retards de train le jour, alors assurez-vous de mettre en place des plans de transport alternatifs au cas où vos participants ne pourraient pas se rendre sur votre site.

Modifications des lignes directrices concernant les tests sur site et la certification Covid

Nous avons constaté que presque toutes les entreprises qui planifient des événements en personne effectueront une forme de test ou de certification sur place, quelles que soient les directives (il vaut mieux être en sécurité que désolé!), nous vous recommandons donc de planifier cela et de communiquer vos attentes avec vos délégués.

Annulation de l’Événement

Il est toujours possible que des facteurs hors de votre contrôle signifient que votre événement doit être annulé. Il est donc préférable de vous assurer d’avoir négocié des politiques d’annulation flexibles avec votre lieu et vos fournisseurs pour tenir compte de cette éventualité. Hire Space peut également négocier en votre nom avec les sites pour vous assurer de la flexibilité dont vous avez besoin, vous permettant de passer de votre événement à virtuel sans frais supplémentaires si nécessaire.

Garantie de Couverture Covid

Taux d’abandon pour les personnes qui s’isolent elles-mêmes

Étant donné que de nombreuses personnes doivent s’isoler chaque semaine, il y aura probablement de nombreux cas de personnel et de délégués incapables d’assister à la journée. Envisagez de faire appel à une agence qui offre de la dotation à la demande pour être en mesure d’obtenir les bonnes personnes à pourvoir au besoin. Et, bien sûr, expliquez qu’une partie de vos délégués n’y assistent pas, car les taux d’abandon scolaire seront probablement plus élevés que jamais.

Les conférenciers ou les invités spéciaux abandonnent

Rappelez-vous, les conférenciers ne sont pas à l’abri d’attraper Covid ou d’être invités à s’isoler! Assurez-vous d’avoir des haut-parleurs de secours ou la technologie en place pour que les haut-parleurs s’accordent virtuellement, au cas où vos haut-parleurs ne pourraient soudainement pas le faire le jour même.

Le temps prend une tournure pour le pire

Si vous aviez l’intention d’utiliser un espace extérieur pour votre événement, avez-vous un renfort en cas de pluie? Et si c’est le cas, vous devez vous assurer que cet espace intérieur peut accueillir tous vos participants conformément aux réglementations en vigueur.

La technologie échoue

Même avec les meilleurs plans, il y a beaucoup de choses qui peuvent mal tourner technologie événementielle. La meilleure façon de planifier cela est d’avoir un technologue en événementiel et un technicien AV expérimentés à portée de main pour vous aider en cas de problème. Ceci est particulièrement important si votre événement est hybride et que vous avez des participants virtuels de plus en plus frustrés par leur écran vide.

Si votre système d’inscription tombe en panne, avez-vous quelqu’un qui peut connecter les gens manuellement? De plus, si Internet dans votre salle tombe en panne, vous devez disposer d’une sauvegarde rapide et efficace: assurez-vous toujours que votre salle est préparée avec des connexions Internet de sauvegarde.

Questions de santé et de sécurité

Mis à part Covid, il y a toutes sortes de problèmes de santé et de sécurité à prendre en compte lors de votre événement. Assurez-vous d’avoir un plan de santé et de sécurité solide en place pour répondre à toutes les éventualités telles que les incendies, les accidents, les urgences médicales, etc. Assurez-vous d’avoir un secouriste sur place et que les entrées ne sont pas bloquées au cas où des soins d’urgence seraient nécessaires. Consultez les conseils de Josh King, Co-fondateur de Dependable Forces, sur le conseils de sécurité pour les événements que chaque organisateur d’événements devrait connaître au-delà de 2021.

Failles de sécurité

Les Gatecrashers ne sont pas rares, alors comment allez-vous vous assurer qu’ils sont traités efficacement? Que se passe-t-il si certains participants ont un peu trop à boire? Vous devrez également envisager les pires scénarios, comme une menace terroriste. Informez soigneusement votre équipe de sécurité afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et sache exactement comment agir en cas de problèmes de sécurité d’urgence.

Vos sponsors rencontrent des problèmes avec leurs stands

Peu importe le nombre de contrôles que vous effectuez la veille et le matin du, les sponsors trouveront des problèmes avec leurs stands. Demandez à l’une de vos équipes d’événements de se réunir à une table dans la salle des sponsors pour que les sponsors puissent se rendre au cas où ils auraient besoin de quelque chose de réglé. Assurez-vous également que cette personne tient un registre de ce dont le commanditaire veut / se plaint et de l’heure exacte à laquelle la plainte a été déposée. Cela vous aide à couvrir votre dos si des problèmes surviennent plus tard ou après l’événement.

Votre équipe n’est pas préparée

Ne pas se préparer se prépare à échouer, et cela n’est nulle part plus vrai que lors d’un événement. Il est essentiel que vous et votre équipe soyez complètement synchronisés à chaque étape du processus et que tout le monde soit au courant des plans d’urgence en cas d’urgence. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe ont examiné votre plan d’urgence, votre évaluation des risques et les ont signés pour le confirmer. Ayez des copies dans votre salle du personnel, dans le presse-papiers de chaque membre de l’équipe, envoyez-les par courriel, dictez-les-leur, faites tout ce que vous devez faire pour que tout le monde soit prêt à toutes les situations.

Orientations pour la planification en 2022

Savoir comment éviter les problèmes susmentionnés, ou même simplement comment organiser un événement sur le backend d’une pandémie, peut être délicat. Lisez la suite pour nos conseils sur la planification des événements en 2022.

Planifier le virtuel comme contingence

Alors que les événements en personne sont de retour, il y a encore beaucoup d’incertitude autour des restrictions de verrouillage, des directives de voyage et des passeports vaccinaux. Donc, un consensus général que nous voyons dans l’industrie est que c’est une bonne idée de planifier une option virtuelle en cas de problème.

Avec les organisateurs d’événements travaillant déjà à des délais serrés, il peut être difficile d’avoir une option virtuelle complète prête à fonctionner avec des ressources limitées. Envisagez de faire appel à une équipe à la demande qui peut vous aider à transformer votre événement en événement virtuel dans un court délai.

Arena est une excellente option de technologie virtuelle qui vous permet de configurer votre événement rapidement, facilement et avec un budget limité si vous décidez de passer au virtuel comme plan d’urgence. Notre Garantie de Couverture Covid est également une option utile pour passer d’événements à un format virtuel de dernière minute si vous en avez besoin.

Communiquer avec les lieux

Maintenir une bonne communication avec les lieux est vraiment important. Assurez-vous de discuter des dernières conditions générales du lieu (pour refléter les nouvelles directives), de la flexibilité du lieu vis-à-vis des politiques d’annulation, de son emplacement et de la logistique entourant les déplacements à destination et en provenance du lieu (pour atténuer l’anxiété potentielle des délégués), et de la configuration du lieu pour l’hybride.

S’ils ne sont pas prêts pour l’hybride, le lieu doit être ouvert à ce sujet et avoir les bonnes relations en place s’ils ne disposent pas des capacités et de la technologie pour l’hybride en interne.

Il y a d’autres choses à surveiller lors du sourcing de lieux pour vos événements, dont vous pouvez en savoir plus dans notre article sur trouver le lieu idéal dans un monde post-pandémique.

Pensez à demander de l’aide

Il peut être très difficile de naviguer dans le paysage des événements en ce moment, donc si vous avez l’impression de vous noyer dans des conseils et des opinions différents, vous n’êtes pas seul. Espace de Location 360 pourrait être une excellente option de contingence si les choses commencent à s’effondrer, ou même comme une option pour éviter que les choses ne tournent mal en premier lieu! Hire Space 360 offre l’approvisionnement en salles, l’accès à notre plateforme d’événements en ligne à la pointe de la technologie Arena, aide à la technologie d’enregistrement, assistance à la passation de contrats et aux paiements, à l’approvisionnement en fournisseurs et à la dotation à la demande d’experts en événements et en diffusion en direct.

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Mettre en place une équipe d’urgence

En termes de planification d’urgence pour le jour de l’événement lui-même, concevez une équipe d’urgence de base capable de résoudre tous les problèmes auxquels vous pourriez être confronté. Cela nécessitera presque certainement d’inclure quelques assistants techniques, quelqu’un qui est constamment en contact avec les orateurs, ainsi qu’une personne dédiée pour surveiller le chat en direct ou l’e-mail – afin que si des délégués rencontrent des difficultés, cela puisse être résolu rapidement et facilement avant que cela ne devienne un problème.

Attribuez des rôles et des responsabilités spécifiques à chaque membre de l’équipe et créez un plan pour comment vous communiquerez les problèmes et les urgences techniques à votre équipe et / ou aux conférenciers. Envisagez de créer un groupe Whatsapp pour que tout le monde puisse voir quand quelque chose doit être actionné, et déterminez quand vous devrez passer à un décideur plus expérimenté.

Avoir une option de technologie de sauvegarde pour virtuel

Si votre flux en direct est kaput ou si votre plate-forme l’a intégré et qu’il n’y a pas de sauvegarde, vous devrez avoir une sauvegarde. Assurez-vous d’avoir un flux de secours d’urgence prêt dans les ailes en cas d’urgence. Vous devez également créer une stratégie pour tenir vos participants informés et les diriger vers une nouvelle plate-forme si nécessaire.

Une autre sauvegarde que vous pourriez mettre en place pour les ateliers, les webinaires ou les réunions consiste à fournir une option de conférence téléphonique. De cette façon, en cas de panne complète d’Internet, les participants et les conférenciers peuvent se joindre via leur téléphone sans avoir besoin d’une connexion Internet.

Espérer le meilleur, planifier le pire

Parcourez chaque élément de votre événement avec un peigne fin; identifiez ce qui pourrait mal tourner à chaque étape et créez une sauvegarde ou une solution pour cela. Essayez de créer des plans de sauvegarde pour votre plan de sauvegarde! Cela ne fait jamais de mal d’être préparé, et plus votre événement est important ou complexe, plus votre vie sera simple si vous avez pensé à tout à l’avance.

Vous n’aurez peut-être jamais besoin d’utiliser un plan d’urgence, mais le fait d’avoir un plan en place vous rassurera non seulement, mais également vos clients et vos parties prenantes, que l’événement pourra se dérouler comme prévu, peu importe ce que la vie vous réserve.


Bien que 2021 ait été une année difficile pour beaucoup, il est important de se souvenir du sens de la communauté qui s’est développé au sein de l’industrie de l’événementiel, ainsi que de la résilience et de l’adaptabilité des planificateurs d’événements qui ont brillé au cours des 2 dernières années. Alors que 2022 pose de nouveaux défis, restons tous concentrés et utilisons nos nouvelles compétences pour expliquer comment nous planifions nos événements pour cette année et au-delà.

Si vous souhaitez discuter avec nous de la planification d’urgence ou si vous souhaitez plus de conseils sur la course à pied virtuel et hybride événements en 2022, contactez nos experts ci-dessous.

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