Les événements offrent aux entreprises une excellente occasion d’atteindre de nouveaux publics, de se connecter avec les clients et d’accélérer les revenus. Mais alors que nous continuons à naviguer dans notre nouvelle normalité, il y a une pression croissante sur le financement et les ressources et, par conséquent, les équipes événementielles sont étirées bien au-delà de leurs moyens.
Pour aider à relâcher la soupape de pression, nous devons adapter nos événements et apprendre à avoir plus d’impact (et reproductible) expériences avec le moins de ressources dont nous disposons. Ci-dessous, nous discutons de la façon de faire plus avec moins afin que vous puissiez vous assurer que votre équipe est aussi efficace que possible et que vos événements sont de retour et meilleurs que jamais.
Évaluez vos ressources
Eventbrite Rapport sur les Tendances des Événements 2022 a constaté que près de 75% des répondants mondiaux se sentent optimistes quant à l’organisation d’événements cette année. Cela étant dit, nous savons que les équipes événementielles sont épuisées et que les ressources sont encore si rares. Votre rôle est d’abord de comprendre les ressources dont vous disposez, et deuxièmement de vous assurer que votre équipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour pouvoir faire son travail au mieux de ses capacités, ce qui à son tour aidera à faire évoluer vos programmes. Il doit également y avoir un alignement entre votre vision et vos ressources, afin que vous ne poussiez pas trop votre équipe.
Essentiellement, vous devez vous assurer d’avoir suffisamment d’argent et de main-d’œuvre pour soutenir la croissance de vos événements. Certains domaines peuvent s’en tirer avec moins de main-d’œuvre, mais il y en a sur lesquels vous devrez vraiment vous concentrer, comme la logistique. Votre équipe logistique doit être une machine bien huilée capable de déployer des événements en masse et de savoir exactement ce qui se passe où et à quelle heure.
Pour obtenir de la main-d’œuvre supplémentaire le jour de l’événement, essayez d’utiliser des bénévoles. Le Sommets AWS utilisez souvent des étudiants bénévoles comme guides et hôtes, ce qui leur donne de l’expérience et donne un peu de répit à l’équipe des événements! Vous pouvez même utiliser une option de dotation flexible – voyez comment Location d’Espace 360 peut vous aider à trouver l’extension parfaite de votre équipe pour faire fonctionner les choses sur le terrain. Pour des ressources financières supplémentaires, augmentez vos investissements ou appuyez-vous sur parrainage pour respecter votre budget. Ou, faites simplement ce que vous pouvez avec ce que vous avez, mais faites des choix plus intelligents.
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Gardez vos objectifs d’affaires à l’esprit en tout temps
La prochaine étape dans la mise à l’échelle de vos événements consiste à avoir une stratégie claire et concise. Il est si important de comprendre où les événements s’inscrivent dans vos objectifs commerciaux globaux, car cela vous aidera à vous concentrer sur les événements qui auront le plus d’impact et vous permettra d’allouer efficacement vos ressources. Vous aurez probablement des objectifs spécifiques pour vos événements externes, mais réfléchissez également aux raisons pour lesquelles vous organisez vos événements internes, comme engager votre équipe et renforcer le moral.
Lorsque vous planifiez vos objectifs commerciaux, adoptez une approche de ciel bleu – pensez à ce que vous feriez si vous disposiez de toutes les ressources du monde, puis réduisez-le pour créer des objectifs réalistes que vous pouvez mettre en œuvre. Pour une stratégie intégrée, vous pouvez ensuite planifier votre calendrier d’événements avec votre équipe et vous assurer de répondre à ces 2 questions:
– Qu’est-ce que nos événements essaient de réaliser? Accélérer les revenus? Générer de nouveaux leads? Ou peut-être pour toucher de nouveaux publics? Vous ne pourrez organiser un événement réussi que si vous allez vraiment à l’essentiel, définissez vos objectifs et comprenez fondamentalement pourquoi vous les organisez en premier lieu.
– Quel est le public cible de chaque événement?
Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous pouvez ensuite concevoir l’événement en fonction de vos objectifs. Adobe MAX est un exemple d’événement qui privilégie fortement l’expérience des participants par rapport à toute autre chose, fournissant un contenu exceptionnel à leurs clients année après année et garantissant la fidélité à la marque, générant finalement des revenus. Cet événement répond non seulement aux objectifs commerciaux d’Adobe, mais offre également une expérience fantastique à leurs clients.
Rationalisez vos processus
Pour faire évoluer votre programme d’événements, vous devez d’abord revoir tous vos processus et déterminer comment maximiser l’efficacité opérationnelle de votre équipe. Cela vaut pour tout, de la budgétisation à la façon dont vous organisez vos réunions, en passant par la communication avec les parties prenantes et la définition des rôles internes: chaque membre de l’équipe doit pouvoir examiner un processus et le comprendre instantanément. Simplifiez tout! Cela facilitera grandement la mise à l’échelle de la livraison de votre événement à long terme.
Un exemple est l’externalisation de l’approvisionnement des sites et des fournisseurs. Trouver le lieu parfait et approprié Fournisseur cela peut être un processus long et coûteux. Avec un peu d’aide, tout cela est géré pour vous et vous n’aurez pas à passer des heures à parcourir des options infinies pour essayer de trouver les bons fournisseurs pour vous.
La facturation consolidée est un autre domaine que vous pouvez rationaliser pour maximiser votre temps et vos efforts. De nombreuses grandes entreprises doivent franchir de nombreux obstacles pour intégrer et payer de nouveaux fournisseurs et partenaires. Avec Location d’Espace 360, nous gérons tous les paiements pour vous afin que vous n’ayez à intégrer qu’un seul fournisseur sur l’ensemble de votre programme d’événements – nous!
Automatisez autant que possible
Moins votre équipe événementielle a de travail manuel à effectuer pendant le processus de planification, de livraison et d’évaluation, plus il vous sera facile de faire évoluer vos événements. Automatiser tout ce que vous pouvez vous aidera à économiser du temps et de l’argent en rationalisant le processus de planification et en le rendant plus rentable et plus rapide.
Cartographiez les domaines qui prennent le plus de temps dans votre processus de planification actuel et trouvez des moyens d’automatiser cela à l’aide de plates-formes intégrées. Vous pouvez automatiser la configuration du site Web, l’inscription, la billetterie, les confirmations par e-mail de marque, les rappels et les invitations, les plans d’étage, les commentaires… la liste est longue. Une fois que vous avez automatisé le volume, il vous sera beaucoup plus rapide et plus facile de répéter le processus pour le prochain événement en configurant des modèles cohérents avec votre marque et vos objectifs.
Documentez tout ce que vous faites
Au fur et à mesure que de plus en plus de personnes participent et que votre programme d’événements se développe au fil du temps, il est essentiel que vous documentiez et enregistriez tout ce que vous faites. De nombreuses entreprises tombent dans le piège de garder des informations importantes enfouies dans les boîtes de réception des gens et de créer ainsi des ravages lorsque des informations sont nécessaires. Avoir un endroit centralisé et facile d’accès où les gens peuvent aller pour avoir une visibilité sur tous les aspects du projet et partager les meilleures pratiques facilitera le « copier-coller » pour le prochain événement, aidant à faire évoluer le processus et à garder ces objectifs à l’esprit. Vous devriez enregistrer tout ce dont vous pourriez avoir besoin, y compris les évaluations des risques, les chemins critiques, les conditions générales des délégués, les documents de santé et de sécurité, et plans d’urgence.
De nombreuses équipes d’événements utilisent simplement Google Drive pour tout enregistrer. Plusieurs personnes peuvent accéder et modifier simultanément des documents et des feuilles de calcul, évitant ainsi les documents obsolètes et garantissant un enregistrement clair de toutes les actions entreprises tout au long de la planification. Outils de gestion du travail tels que Asanas sont également utiles pour définir chaque tâche et attribuer à chaque membre de l’équipe.
Embarquez des partenaires événementiels de confiance
Trouver des fournisseurs en qui vous avez confiance est un rouage clé dans la création de programmes d’événements à long terme. En établissant de solides relations avec les fournisseurs au fil du temps, vous serez mieux placé pour négocier les meilleurs tarifs et en avoir pour votre argent. Non seulement ils peuvent vous faire économiser de l’argent, mais ils peuvent apporter de nouvelles perspectives et idées dans votre processus de planification et vous aider à créer des expériences plus complètes pour vos publics.
Que vous recherchiez des options de restauration passionnantes comme Sixième Sens ou Facile Gourmet, fournisseurs de divertissement snazzy tels que Divertissement à Stormont, un partenaire de meubles fiable tel que Mobilier Urbain, ou un partenaire de marque et de production stellaire comme B2 En Direct, il y a tellement de fournisseurs là-bas pour vous aider à conduire vos événements au succès.
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Utilisez la technologie pour maximiser votre succès
Technologie peut être inestimable lorsqu’il s’agit de faire évoluer vos programmes d’événements. Si vous planifiez un événement virtuel qui nécessite un plateforme tout-en-un, ou un en personne événement qui nécessite des éléments virtuels, il existe un certain nombre d’outils et de plates-formes disponibles qui peuvent vous aider à gérer vos événements de manière plus efficace et efficiente. Il peut être utilisé pour rationaliser les processus en interne, tirer parti de l’impact de votre événement et vous aider à communiquer plus efficacement avec vos délégués. Mais nous vivons dans un marché saturé, alors assurez-vous de prendre le temps de faire des recherches et de trouver les meilleurs fournisseurs possibles qui fonctionneraient avec votre budget et vos objectifs.
Plutôt que d’utiliser de nombreuses plates-formes indépendamment, intégrez-les ensemble pour créer votre propre plate-forme sur mesure pile technique d’événement plutôt. Cela peut être une excellente option pour vous assurer d’utiliser les meilleurs outils du marché pour le travail et pour créer une solution plus complète. La technologie n’est pas seulement pour la planification non plus; vous pourriez prendre une feuille de Samsung réservez et ajoutez des technologies telles que la réalité virtuelle ou d’autres types de ludification pour vraiment améliorer l’expérience de vos participants.
Analysez vos données
Les données sont la clé pour comprendre le succès de vos événements et leur succès la prochaine fois. Lors de la planification de votre programme d’événements, assurez-vous de définir des objectifs INTELLIGENTS spécifiques et de définir exactement comment vous allez mesurer les mesures que vous avez choisies. Vous pouvez ensuite analyser les données passées pour identifier les erreurs, les défis et les opportunités auxquels vous avez été confronté lors d’événements précédents, puis les utiliser pour affiner et modifier les processus pour l’avenir afin de réaligner vos événements avec vos objectifs commerciaux.
Asseyez-vous en équipe et examinez chaque métrique une par une afin de comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Par exemple, si vous avez un conférencier d’honneur de profil bas gratuitement et que les gens n’ont pas interagi ou même assisté à la session, vous saurez que vous devrez investir plus de ressources pour trouver des conférenciers ou même payer pour un conférencier de plus haut niveau qui attirera les participants et augmentera l’engagement la prochaine fois.
Si vous ne pensez pas avoir le temps ou les ressources à consacrer à l’analyse des données, envisagez un package de gestion d’événements qui offre cela en standard. Vous pouvez même associer cela à l’approvisionnement des sites et des fournisseurs, à la facturation consolidée et au personnel flexible pour faire progresser vos événements et faire évoluer votre programme en toute simplicité.
La croissance comporte des risques. Mais en fin de compte, pour vous développer et réussir dans vos programmes d’événements, vous aurez besoin d’une stratégie événementielle solide et de ressources affectées de manière appropriée, ainsi que d’un système de réévaluation des processus passés. Avec cela, ainsi que des processus automatisés et des informations basées sur les données, vous serez en mesure de faire évoluer vos programmes et d’obtenir le plus grand impact.
Pour plus d’informations ou pour parler à l’un de nos Location d’Espace 360 pour savoir comment nous pourrions vous aider avec vos programmes d’événements, contactez-nous ci-dessous.
