Dans une enquête de verrouillage par lieux etc tel que rapporté par M&D, il a été révélé que 16% des planificateurs d’événements considèrent la confusion avec la technologie comme le principal obstacle à événements hybrides. Mais ça ne doit pas être comme ça!

Pour vous donner un peu de tranquillité d’esprit, nous avons répertorié trois obstacles techniques courants et comment les surmonter.

Obstacle 1 : Les participants ont du mal à se connecter ou à utiliser la plateforme

Peu importe à quel point vous le faites clairement, il y aura toujours un ou deux participants en ligne qui auront du mal à accéder à votre plateforme événementielle, ou qui a du mal à l’utiliser. Après tout, chaque participant virtuel accédera à votre événement à partir d’un endroit différent et, bien sûr, utilisera sa propre technologie.

Bien que vous ne puissiez pas éliminer complètement la possibilité d’une défaillance technique du côté de votre public, vous pouvez prendre certaines mesures pour la rendre moins probable.

Solution: Les guider à travers elle

• Considérez qui est votre public. Prenez le temps de réfléchir à la certitude que votre public utilisera les dernières technologies. Bien qu’il soit difficile de savoir avec certitude, des facteurs tels que l’âge moyen de votre public et la profession typique pourraient être de bons indicateurs. Ensuite, gardez cela à l’esprit tout au long de la planification des éléments virtuels de votre événement hybride. Par exemple, une conférence pour les informaticiens pourrait utiliser une technologie plus avancée qu’une AGA caritative. Notre introduction à conception d’événements virtuels a plus.
• Fournir des instructions d’assemblage claires. Assurez-vous de communiquer régulièrement à l’avance, en informant votre public en ligne de ce qu’il doit faire pour accéder à l’événement. Cela pourrait inclure la création d’un compte avant l’arrivée du grand jour.
• Utilisez « un clic » pour vous connecter. Certaines plateformes d’événements, telles que Arena, fournira à vos participants un lien de connexion « en un clic ». Cette fonctionnalité facilite l’accès des participants à un événement et minimise les risques de problèmes techniques.
• Informez vos participants. Selon votre public, vous souhaiterez peut-être utiliser des communications pré-événement pour expliquer comment utiliser la plateforme, soit en envoyant des instructions claires sous forme écrite, soit un tutoriel vidéo rapide sur la façon de tirer le meilleur parti de l’événement.
• Soyez sur place pour soutenir. Assurez-vous que votre public sait quoi faire s’il ne peut vraiment pas accéder à votre événement le moment venu. Idéalement, cela signifiera leur fournir un moyen de vous contacter en dehors de la plate-forme, par exemple par téléphone ou par chat en direct. Comme les gestionnaires d’événements sont généralement occupés les jours d’événements, il pourrait être utile d’avoir un personnel dédié à la gestion des lignes de support afin qu’ils puissent réagir rapidement. Nos experts en événements hybrides peuvent vous aider à ce sujet, alors juste contactez-nous pour plus d’informations.

Obstacle 2: Vous ne savez peut-être pas comment travailler la technologie

D’un autre côté de la médaille, vous n’êtes peut-être pas aussi féru de technologie, surtout si vous avez l’habitude d’organiser des événements en direct plutôt que virtuels! Cependant, vous n’avez pas besoin d’être un assistant technologique pour planifier un événement hybride réussi. La clé réside dans le fait de rendre les choses aussi faciles que possible pour vous-même et de faire venir des gens qui savent ce qu’ils font quand c’est nécessaire.

Solution : Restez simple

• Optez pour une plateforme tout-en-un. Un plateforme événementielle tout-en-un virtuelle ou hybride rendra les choses vraiment faciles pour vous en vous donnant tout ce dont vous avez besoin pour créer les éléments virtuels de votre événement hybride en un seul endroit. C’est beaucoup plus facile que d’avoir à se débrouiller et à intégrer plusieurs technologies pour créer une expérience transparente pour les participants – plus vous avez de technologie, plus cela devient compliqué. Notre blog sur plateformes événementielles tout-en-un par rapport à la technologie empilée a le résumé complet, mais en attendant, vérifiez Arena pour une option entièrement personnalisable, abordable et facile à utiliser.
• Choisissez une plate-forme qui offre un soutien suffisant. Il est important de choisir une plate-forme dotée d’une base de connaissances complète ou d’une équipe de support efficace, surtout si vous êtes peu confiant en la technologie. De cette façon, vous pouvez être sûr d’obtenir l’aide dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de la plate-forme. Vous pouvez également engager un gestionnaire d’événements virtuel pour vous en occuper.
• Familiarisez-vous avec la technologie à l’avance. Assurez-vous d’organiser des démos de la plateforme que vous utilisez et de passer du temps dessus avant votre événement afin que vous soyez vraiment à l’aise et familier avec elle. Vous pouvez même organiser une réunion interne sur la plate-forme et obtenir des commentaires de votre équipe sur la façon dont ils ont trouvé l’expérience et sur ce avec quoi ils ont lutté. Cela vous informera de la façon dont vous communiquez avec vos délégués et utilisez le technologie événementielle hybride pendant l’événement.
• Embaucher une équipe de production professionnelle. Nous vous recommandons d’avoir un professionnel équipe de production filmez, produisez et diffusez en direct votre contenu. De cette façon, ils peuvent gérer tout ce qui a trait à votre diffusion en direct et la production sans que vous ayez à vous en soucier. Cela comprendra l’approvisionnement du bon équipement, tels que des microphones et des caméras.
• Donnez-vous plus de temps que nécessaire. Il n’y a rien de pire que d’être pressé par le temps lorsque vous essayez de vous familiariser avec une nouvelle technologie. Inévitablement, les choses prennent toujours plus de temps que prévu. Alors, donnez-vous du temps supplémentaire à chaque étape du processus, surtout lorsqu’il s’agit de tout mettre en place dans le lieu de votre événement le jour même. Mieux vaut être assis là à se tordre les pouces que d’avoir une crise de panique lorsque votre événement est sur le point de commencer et que vous êtes loin d’être prêt!

Obstacle 3: La technologie cesse de fonctionner

Qu’il s’agisse d’une connexion Internet douteuse ou d’un équipement cassé, il y a toujours une chance que la technologie ne fonctionne tout simplement pas comme elle le devrait le jour même. Cela dit, il y a des choses que vous pouvez faire avant et pendant votre événement pour réduire le risque que les choses tournent mal (et pour minimiser l’impact si les choses ne se passent pas tout à fait comme prévu).

Solution : planifiez chaque éventualité

• Choisissez le bon lieu. Tout lieux que vous considérez pour votre événement hybride devrait avoir une vitesse Internet rapide et, idéalement, une connexion Ethernet câblée, une vitesse de téléchargement et de téléchargement de 10 Mbp + et des ports ouverts, pour minimiser les risques de défaillance technique.
• Lire les avis. Assurez-vous de faire vos recherches et choisissez une plate-forme d’événements hybride qui a de bonnes critiques et un excellent bilan.  Certains auront du mal avec des audiences virtuelles plus importantes, alors assurez-vous que votre plate-forme a de l’expérience pour répondre à des audiences en ligne de votre taille. En fin de compte, il est plus sûr d’utiliser une technologie qui a fait ses preuves.
• Embaucher un technicien. Si vous faites appel à une équipe de production professionnelle pour filmer votre événement hybride, elle peut également vous fournir technologie virtuelle soutien le jour même. Sinon, engagez un technicien pour résoudre les problèmes techniques. De cette façon, s’il y a des problèmes, vous pouvez les résoudre rapidement et professionnellement.
• Faites un plan B. Peu importe à quel point vous essayez, parfois les choses tournent mal. Mais ce n’est pas grave – c’est la façon dont vous le gérez qui compte vraiment. Pourquoi ne pas mettre en place un plan B au cas où tout le reste échouerait et que votre diffusion en direct se coupe pendant un certain temps? Par exemple, vous pouvez enregistrer toutes vos sessions de contenu afin que les membres du public virtuel qui ont manqué puissent accéder à tout à la demande après la fin de votre événement (ce qui présente l’avantage supplémentaire de prolonger la durée de vie de votre événement).

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Comme vous pouvez le voir, il existe des solutions faciles à chacun de ces obstacles communs. Il n’y a donc aucune raison réelle de ne pas planifier l’événement hybride dont vous rêviez !

Pour vous aider à planifier les éléments virtuels de votre événement hybride, lisez notre version complète guide des événements virtuels et consultez notre plateforme d’événements virtuels, Arena. Conçu pour les organisateurs d’événements, par les organisateurs d’événements, il est simple, évolutif, personnalisable et abordable. Que pourriez-vous vouloir d’autre?

Et bien sûr, si vous êtes prêt à aller de l’avant, contactez simplement notre événement hybride des experts qui seront heureux de vous aider.