You are currently viewing Intégrer La Durabilité À Votre Événement: Ce Que Nous Avons Appris D’EventLAB 2021

Intégrer La Durabilité À Votre Événement: Ce Que Nous Avons Appris D’EventLAB 2021

C’est à nous tous dans l’industrie de travailler ensemble pour faire la transition du secteur de l’événementiel vers un avenir plus durable, mais il peut être difficile de savoir par où commencer. Tout en planifiant et en réfléchissant à notre édition 2021 de EventLAB, nous avons trouvé de nombreuses opportunités d’apprendre des autres dans l’industrie et de faire avancer de nouvelles idées, que nous avons approfondies ci-dessous. Nous espérons que les informations tirées de notre processus vous aideront à intégrer la durabilité dans vos propres événements.

Lisez la suite pour ce que nous avons fait, ce que nous avons appris et ce que nous ferons différemment la prochaine fois pour réduire l’impact de nos événements sur la planète.

Table des Matières

Ce Que Nous Avons Fait
– Aller Hybride
– Promouvoir la durabilité sur les Panneaux
– Réduction des Déchets
– Nos Fournisseurs
Ce Que Nous Avons Appris
Ce que Nous ferons la prochaine fois

fond

En novembre 2021, Hire Space a accueilli la cinquième édition de EventLAB, une série découverte pour les professionnels de l’événementiel, à Salle Centrale Westminster et sur Arena. La durabilité a toujours été une considération clé à EventLAB, et dans la foulée de la COP26, et après la déclaration de l’ONU ‘code rouge pour l’humanité« plus tôt dans l’année, nous voulions nous assurer que la minimisation de notre impact environnemental figurait en tête de nos priorités.

Ce que nous avons fait

Passer à l’Hybride

Les événements virtuels et hybrides sont devenus des incontournables du calendrier des événements au cours des 2 dernières années, mais le calcul de leur impact nécessite de prendre une portée plus large de vos émissions. En tenant compte d’aspects tels que les voyages, la restauration, le tournage et l’audiovisuel, les événements hybrides ont tendance à avoir une empreinte plus faible que les événements en personne.

En plus d’être aligné sur les précautions Covid, prendre EventLAB hybrid sur Arena a eu l’avantage supplémentaire de permettre à plus de personnes de se connecter aux sessions sans contribuer aux émissions en voyageant. Cela a également permis de réduire la quantité de déchets produits sur place et de réduire le nombre de badges imprimés pour les délégués, tout en veillant à ce que tout le monde puisse toujours participer aux sessions.

Dans cet esprit, nous évaluerons nos futurs événements pour voir si un format hybride est approprié pour le contenu, et nous vous recommandons de le faire pour vos propres événements. Pour voir comment les événements hybrides pourraient fonctionner pour vous, consultez notre guide ultime pour devenir hybride.

Cependant, il y a une prise de conscience croissante de l’impact environnemental des événements numériques, avec une quantité importante d’énergie nécessaire pour alimenter la technologie, le streaming vidéo et les écrans impliqués dans la fourniture de contenu aux téléspectateurs virtuels. Notre principal point à retenir dans ce domaine est qu’il est important d’utiliser une équipe de production dont les valeurs et les équipements sont en ligne avec vos objectifs de développement durable. Vous pouvez en savoir plus sur notre équipe de production ci-dessous et sur ce qu’il faut rechercher chez vos propres fournisseurs.

Hybrid event filming

Promouvoir La Durabilité Sur Les Panneaux

Plusieurs de nos sessions portaient sur une transition durable pour l’industrie, avec le panel ‘Que Signifie Le Code Rouge Pour Le Changement Climatique Pour Les Organisateurs D’Événements« fournir des conseils pratiques aux organisateurs d’événements sur la réduction de leur impact environnemental, tandis que Mark Bannister, directeur technique de la COP26, a prononcé un discours perspicace « Étude De Cas D’Un Événement Neutre En Carbone‘.

Ces sessions ont fourni aux participants des points à retenir vraiment utiles à mettre en œuvre dans leurs propres événements. La clé des discussions était de mettre l’accent sur chaque projet avec un plan solide pour réduire votre impact, que ce soit en choisissant différents matériaux pour l’image de marque et la mise en place de l’événement, ou en trouvant des moyens de recycler et de réutiliser les matériaux restants après l’événement.

Tous nos conférenciers ont été catégoriques sur le fait que la planification est l’aspect le plus fondamental de la mise en place d’un événement véritablement durable: Mark Bannister a parlé de la collaboration avec les fournisseurs pour découvrir ce qu’ils avaient déjà à leur disposition dès le début, afin que ces éléments puissent être pris en compte dans le plan de l’événement, tandis qu’Ellie Ashton-Melia, responsable des communications chez Isla, recommandé de regarder au-delà de vos fournisseurs pour vous aider à identifier des entreprises véritablement éthiques et durables avec lesquelles vous pouvez vous associer.

Si vous avez manqué les séances, consultez le enregistrements et écritures maintenant! ‌

Réduction Des Déchets

Les déchets contribuent de manière significative à l’empreinte des événements, des dépliants en papier aux couverts en plastique empilés jusqu’à créer une quantité considérable de décharge. Sur notre stand pour Location d’Espace 360, nous avons utilisé des iPads au lieu de brochures imprimées pour montrer nos produits aux participants, et la majorité de notre signalisation lors de l’événement était numérique ou réutilisable. Nos traiteurs utilisaient des assiettes et des couverts compostables, et nous servions de l’eau dans des verres provenant de cruches tout au long de la journée pour réduire la demande de gobelets et de bouteilles en plastique.

Un autre aspect à considérer lors de la planification de vos événements est l’impact des articles cadeaux tels que des stylos, des sacs et des cahiers qui sont souvent distribués lors d’événements. Bien que les délégués puissent s’attendre à recevoir ces articles lors de réunions ou de conférences, la communication préalable à l’événement les encourage grandement à apporter leur propre matériel d’écriture. Si vous choisissez de les fournir, envisagez de rendre les cahiers plus petits pour réduire le gaspillage, et sans marque afin qu’ils puissent être réutilisés lors d’événements futurs, et de fournir des stylos que les délégués peuvent emprunter plutôt que de garder.

Reusable notebooks

Nos Fournisseurs

Selon les conseils de nos panélistes, il était important pour nous que notre lieu, nos fournisseurs et nos partenaires de restauration partagent notre engagement à réduire l’empreinte carbone de l’événement. Nous avons choisi nos partenaires en fonction de plusieurs facteurs, en choisissant de les garder locaux pour réduire les émissions des transports, et aussi sans déchets que possible. Au cours de la planification de l’événement, ils ont formulé des recommandations pour des options plus durables que nous pourrions mettre en œuvre, ce qui nous a fait comprendre la valeur d’avoir des fournisseurs qui sont à bord avec votre vision et vos objectifs.

Nous avons trouvé des fournisseurs fantastiques pour atteindre nos objectifs, avec lesquels nous sommes impatients de travailler à nouveau. Découvrez-les ci-dessous.

lieu

Votre site contribuera à une proportion importante de vos émissions (à moins qu’il ne s’agisse d’un extérieur événement, bien sûr!), il est donc essentiel que vous évaluiez si ses objectifs durables s’alignent sur les vôtres. La plupart des sites ont une politique de développement durable, que vous devriez pouvoir demander, et cela devrait fournir un point de référence utile pour savoir si vos objectifs sont conformes. Pour quelques conseils utiles sur les lieux, consultez notre blog de l’EventLAB de l’année dernière sur investir dans votre parcours de développement durable.

Nous avons choisi Salle Centrale Westminster pour accueillir le salon de cette année en raison de son excellent bilan en matière d’écologisation de ses systèmes – un record qui lui a valu un Green Tourism Gold Award et un EcoSmart Gold Venue Award ces dernières années.

Voici quelques-unes des mesures que l’équipe de Central Hall Westminster a prises pour réduire son empreinte:

  • Remplacement de plus de 1000 ampoules du lieu par des ampoules LED moins intensives.
  • Introduit un nouveau système de robinets à lames dans les salles de bains, qui économise jusqu’à 50% d’eau.
  • 70% des déchets sont recyclés et autant que possible réutilisés en interne.
  • A changé son fournisseur de pension par défaut pour être plus respectueux de l’environnement.
  • A fondé une équipe verte pour faire des suggestions et des recommandations sur les domaines de durabilité que le lieu pourrait améliorer.

Notre principal point à retenir est de vous assurer de définir à l’avance les valeurs sur lesquelles vous n’êtes pas prêt à faire de compromis, qu’il s’agisse d’un engagement ferme à réduire les déchets, d’une énergie plus durable ou de liaisons de transport en commun pour réduire les émissions. Jetez un oeil à notre les meilleurs sites durables pour quelques idées de lieux qui font la note verte.

Central Hall Westminster

restauration

La restauration est toujours un équilibre difficile à trouver dans les événements, mais avec l’événement moyen gaspiller entre 15 et 20% de la nourriture fournie, c’est un coupable clé pour augmenter votre empreinte. Le monde des événements est, par nature, imprévisible: les délégués se retirent à la dernière minute ou les figurants s’inscrivent le jour même, mais cela aide à planifier les imprévus. À EventLAB, nous avons demandé aux participants de s’inscrire pour le déjeuner fourni et avons permis aux gens de surclasser leurs billets le jour même pour remplir les espaces des délégués qui ne pouvaient pas s’y rendre. Cela a permis de réduire considérablement les déchets créés.

Vert et Fortune sont les traiteurs de choix pour Central Hall Westminster, et il n’est pas difficile de voir pourquoi un lieu soucieux de la durabilité s’associerait avec eux. Ils visent à produire les bonnes quantités d’aliments d’origine responsable pour chaque événement et servent leurs plats sur des assiettes en céramique ou en bambou pour réduire les déchets.

Leurs menus détaillaient exactement les mesures qu’ils avaient prises pour s’assurer que leurs plats étaient durables, de la réduction des kilomètres de nourriture à l’utilisation de parties d’ingrédients généralement jetés, en passant par le maintien du menu aussi saisonnier que possible. Les plats servis à EventLAB comprenaient des hamburgers végétaliens à la betterave, un risotto à l’orge britannique, des joues de morue (coupes sous-utilisées du poisson) et des mocktails de pommes et de café respectueux de la planète (fabriqués à partir de tiges de menthe, de marc de café et de zeste de citron et de citron vert de leurs barres qui seraient autrement jetées).

Si vous choisissez de vous concentrer sur la réduction du gaspillage alimentaire, nous vous recommandons de rechercher des traiteurs qui ont un engagement spécifique à cet égard: demandez toujours à consulter les politiques de développement durable d’un fournisseur avant de faire appel à ses services.

Green and Fortune Catering

branding

L’image de marque événementielle est un domaine qui a historiquement produit des déchets importants, l’impression étant souvent synonyme d’usage unique. L’option la plus respectueuse de la planète consiste à utiliser ce que vous avez déjà, mais les progrès de la technologie et des processus d’impression signifient qu’il existe des options pour créer des actifs durables où il n’est pas possible de réutiliser les anciens.

Événements B2 produit notre incroyable image de marque, et en tant que membres de Isla, l’organisme consultatif en matière de développement durable pour l’industrie de l’événementiel, cherche constamment à améliorer son impact sur l’environnement. De l’impression sur des planches fabriquées à partir d’ustensiles de cuisine en plastique récupérés, à l’utilisation d’un système modulaire en aluminium comme support, qui peut être utilisé pour n’importe quelle configuration (ils le décrivent comme Lego pour l’industrie de l’événementiel!), ils visent à offrir des solutions durables dans chaque projet.

Nous avons omis toute mention de dates ou de lieux sur la grande majorité de notre image de marque afin qu’elle puisse être utilisée année après année pour les futurs EventLABs, ce qui fonctionne bien si vous organisez des événements annuels ou répétés.

Si votre entreprise change de marque entre les événements, il peut être utile de repenser votre approche pour réduire votre impact. Sinon, investir dans des matériaux durables pour votre image de marque contribue grandement à réduire l’empreinte de votre événement, et isla a récemment publié un guide pour une impression durable ce qui est une ressource précieuse pour les organisateurs d’événements.

B2 Branding
Crédits: London Filmed

Production et Audiovisuel

L’audiovisuel est souvent négligé lors de la définition des objectifs de durabilité, mais l’énergie nécessaire pour alimenter les technologies telles que les tablettes, les projecteurs et les écrans numériques, contribuer de manière significative à l’empreinte d’un événement. Comme nous avons accueilli EventLAB en tant qu’événement hybride, une partie importante de notre empreinte était associée à la capture et à la diffusion en continu des sessions en direct.

Heureusement, il est possible de trouver des fournisseurs qui suivent et réduisent consciemment leur propre impact.  Lumière Blanche, qui a géré l’audiovisuel et la production d’EventLAB, investissent dans la mise à niveau de leurs équipements vers des technologies à faible impact comme la LED, conduisant à des économies d’énergie allant jusqu’à 34% d’une année sur l’autre. White Light offre également aux organisateurs la possibilité de suivre la quantité d’énergie utilisée par leurs services pendant l’événement, ce qui peut aider à informer vos cibles et objectifs pour les événements futurs.

Quel que soit le format de l’événement que vous planifiez, il y a de fortes chances que vous ayez besoin d’une forme d’audiovisuel ou de production, que ce soit pour l’inscription en personne, les diapositives des conférenciers, la signalisation numérique ou la diffusion en direct virtuelle. Il est préférable de choisir votre fournisseur audiovisuel en gardant à l’esprit vos objectifs de développement durable, car les mettre sur la table dès le départ garantit que vous avez les mêmes valeurs directrices.

Lanières et Badges

Le badge est généralement un élément crucial pour un événement avec un aspect en personne, et bien que les codes QR sur les téléphones des délégués soient utiles, ils ne le couperont pas lors des événements où vous souhaitez afficher des noms. Les bonnes nouvelles sont cette durabilité dans le secteur des badges est à l’ordre du jour et devient de plus en plus répandu, la majorité des fournisseurs offrant une option plus respectueuse de la planète que les badges pour ANIMAUX de COMPAGNIE.

Identilam fourni nos fantastiques longes et badges pour l’événement, et nous avons opté pour du plastique recyclé durable comme matériau pour les badges et les longes de leur gamme de produits durables et recyclables article. Encore une fois, nous avons supprimé toute mention de dates, et gardé les cartes exemptes d’informations, pour nous permettre de les réutiliser à l’avenir. Nous avons ensuite imprimé les étiquettes des badges sur place à l’arrivée des délégués, afin qu’aucune étiquette ne soit gaspillée si les participants ne se présentaient pas. Ceux-ci peuvent contenir toutes les informations dont vous avez besoin, y compris les illustrations, les codes QR et les logos des sponsors, de sorte que la carte attachée à la lanière reste vierge.

Si vos événements sont parrainés par différentes entreprises à chaque fois, il peut être plus sûr de garder vos longes simples et de trouver des occasions de promouvoir vos sponsors sur les badges imprimés. Cela signifie que vous pouvez réutiliser les mêmes longes encore et encore, sans avoir à les jeter en raison d’une image de marque obsolète.

Identilam Branding
Crédits: London Filmed

Ce que nous avons appris

Après EventLAB, nous avons eu d’excellents commentaires de nos délégués sur les badges réutilisables et la restauration durable, mais nous avons beaucoup appris de nos partenaires et panélistes sur la façon de nous tenir plus responsables de nos émissions.

Voici quelques-unes des choses que nous allons emporter:

  • Pour suivre avec précision votre empreinte, vous devez prendre en compte les émissions de vos fournisseurs. Ellie Ashton-Melia d’Isla a parlé lors de l’événement des trois niveaux, ou « champs d’application » des émissions, allant des émissions directes de l’entreprise au transport d’articles dans la chaîne d’approvisionnement de vos fournisseurs. Il est important d’en tenir compte autant que possible pour obtenir un aperçu plus précis de l’empreinte de votre événement. Les membres de l’isla peuvent utiliser les logiciel de mesure pour aider à suivre leurs émissions.
  • La définition d’objectifs durables dans votre appel d’offres garantit que tous les fournisseurs adhéreront à vos engagements dès le départ. Que vous choisissiez de devenir complètement neutre en carbone ou de simplement réduire le plastique, il est essentiel que vos fournisseurs le sachent dès le départ et puissent en tenir compte dans les devis et leur plan de livraison, notamment en veillant à ce que leur propre chaîne d’approvisionnement s’aligne sur les objectifs de votre événement.
  • Choisir de se concentrer sur un domaine de votre empreinte (comme la réduction du plastique) est souvent plus efficace que d’essayer de tout faire en même temps. Nos panélistes ont conseillé que de petits changements ciblés peuvent avoir un impact plus important sur le changement de comportement du public et conduire à une prise de conscience plus généralisée de vos objectifs. Lorsque les participants voient des politiques en action, en particulier avec une signalisation et des explications claires, ils sont plus susceptibles de s’engager avec elles et même de les adopter dans leur propre entreprise.
  • Depuis, nous avons également participé à des ateliers organisés par Réinitialiser la Connexion sur le calcul de l’empreinte des événements et de l’organisation, ce qui nous a aidés à identifier nos domaines clés à réduire – principalement la consommation d’énergie, les déplacements des fournisseurs et les matériaux. Ce sont des domaines sur lesquels nous nous concentrerons pour la prochaine édition d’EventLAB, et nous visons à réduire d’année en année.
World Changing Guide

Ce que nous ferons la prochaine fois

Nous sommes bien configurés avec notre image de marque, nos longes et nos badges pour la prochaine fois que l’EventLAB arrive, mais il y a beaucoup plus à nous intéresser. Voici quelques-uns des domaines que nous chercherons à améliorer pour les événements futurs.

  • Réduire les émissions de transport en demandant aux délégués de se déplacer en transports en commun dans la mesure du possible, en choisissant de rendre nos événements hybrides lorsque cela est possible et en gardant tous nos fournisseurs aussi locaux que possible sur le site.
  • Suivre et analyser les émissions associées à notre activité et aux événements que nous organisons, et travailler avec les sites et les fournisseurs pour réduire la consommation d’énergie et les déplacements inutiles.
  • Continuer à réduire les déchets produits sur site et en amont, des aliments aux emballages, et s’assurer que les fournisseurs avec lesquels nous travaillons ont les mêmes engagements pour minimiser leur impact.

La durabilité n’a pas de point final: il y a toujours place à l’amélioration et l’industrie prend du retard des initiatives pour mettre la durabilité au premier plan. Il y a des mesures que nous pouvons tous prendre pour devenir plus conscients de notre impact, et nous sommes à l’affût d’autres membres de l’industrie partageant des conseils sur des façons plus durables d’organiser des événements.


Enfin, il est important de se rappeler que même de petits changements peuvent faire une différence significative lorsque cela se fait à l’échelle d’un grand événement. Vous n’avez pas besoin de tout faire parfaitement pour avoir un impact positif, et montrer à vos délégués les mesures que vous prenez peut les encourager à faire de même dans leur propre entreprise.

Si vous cherchez plus de conseils et de conseils pratiques pour rendre vos événements plus durables, consultez Ateliers sur la durabilité des événements de Reset Connect, visant à donner aux eventprofs une compréhension transversale de la façon de réduire et d’atténuer leur empreinte événementielle.

Si vous souhaitez en savoir plus sur EventLAB et les panels de cette année, découvrez le enregistrements de sessions sur notre blog, et le compte-rendu de l’événement.

SEE ALL EVENTLAB CONTENT